Balance general: estructura, contenido y utilidad (2026)

La gestión contable de tu negocio es un aspecto clave para garantizar tu éxito financiero. Emplear diferentes herramientas de control de cuentas, como el balance general, te ayudará a conocer mejor tu situación económica, predecir escenarios y tomar las decisiones correctas en el momento más adecuado.

¿Tienes un negocio en pleno desarrollo y necesitas planificar su futuro con precisión? La información del balance general te permitirá conocer el estado real de tus cuentas, detectar errores, corregirlos y adoptar medidas estratégicas para seguir creciendo.

Para que el balance general de tu negocio sea una herramienta realmente eficiente, es imprescindible que tenga una estructura y unos contenidos determinados. En este artículo encontrarás todo lo que necesitas para elaborar tu propio balance general. ¡Es hora de hacer cálculos!

¿Qué es el balance general?

El balance general es un documento que refleja el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Es un documento estático que, sin embargo, permite entender cuál es la evolución del negocio y hacia donde avanza.

Las empresas utilizan el balance general como una herramienta de contabilidad que les permite conocer de forma rápida cuáles son los recursos económicos disponibles y cuál es el valor neto del negocio. 

El análisis de estos datos permite realizar estimaciones sobre la rentabilidad de las inversiones, los flujos de efectivo y la viabilidad de los proyectos.

¿El balance general es un documento obligatorio?

El balance general es mucho más que una herramienta de contabilidad: es un deber. La ley española obliga a las empresas grandes a presentar sus cuentas de forma anual en el Registro Mercantil.

Este documento se prepara al final del ejercicio contable. Una vez aprobado por la junta general de la empresa, debe depositarse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes y antes del 31 de julio de cada año (suponiendo que el ejercicio finaliza en 31 de diciembre).  

¿Existe alguna excepción? Sí, aunque la obligatoriedad del balance general se extiende prácticamente a todos los tipos de sociedades mercantiles en España, hay excepciones. 

Por ejemplo, las pequeñas y medianas empresas que cumplen ciertos requisitos (número de empleados, cifras de negocio, activos, etc.), únicamente deben presentar un documento de situación financiera abreviado. 

En el caso de los trabajadores autónomos, el balance general no es un documento obligatorio.  

Preparación del balance general: estructura y contenidos

Lo habitual es que un especialista en contabilidad se encargue de la elaboración del balance general de la empresa de forma anual, coincidiendo con el cierre de cada ejercicio. 

Sin embargo, los negocios muy grandes o aquellos que acaban de embarcarse en una inversión considerable, pueden necesitar conocer la situación general de su estado financiero de forma semestral, trimestral o incluso mes a mes.

En cualquier caso, para la preparación del balance general es imprescindible disponer de toda la información financiera del negocio (saldos, patrimonio, activos, pasivos, gastos, ingresos). 

Para facilitar la lectura y la interpretación de estos datos, el documento de balance general se estructura en tres secciones:

1. Activos

Es el conjunto de derechos, bienes y recursos que son titularidad de la empresa. Por ejemplo, si tienes un negocio de zapatería, tus activos tangibles serían el inventario, el mobiliario de la tienda y los equipos. Pero también podrías tener activos intangibles, como la patente de tu marca registrada. 

En esencia, los activos son todos los recursos de los que esperas obtener algún tipo de beneficio a corto, medio o largo plazo. Dependiendo de estos plazos, los activos se pueden clasificar en:

• Activos corrientes (circulantes): en menos de un año, se transforman en dinero en efectivo (p. ej., inventario o cuentas por cobrar).
• Activos fijos (no circulantes): se emplean para operar y generan beneficios mientras duran (p. ej., maquinaria, patentes, derechos de autor).
• Activos diferidos: se adquieren por adelantado, con la idea de que generarán un beneficio futuro (p. ej., los seguros).

2. Pasivos

Durante su funcionamiento, las empresas adquieren obligaciones de pagos a terceros. No todas estas deudas se liquidan en el mismo período, por lo que los pasivos de una empresa también se clasifican en:

• Pasivos corrientes: deudas a corto plazo que deberán liquidarse antes de un año (p. ej., pagos a proveedores y cuentas por pagar).  
• Pasivos fijos: obligaciones y deudas a largo plazo que se contraen para garantizar el funcionamiento del negocio (p. ej., créditos, hipotecas o contratos de arrendamiento tipo leasing).
• Pasivos diferidos: deudas anticipadas por la provisión de un servicio o una venta que aún no se ha ejecutado (p. ej., rentas de alquiler de un local por adelantado o suscripción a un servicio de software de empresa).

3. Patrimonio neto

La cifra resultante de deducir los pasivos a los activos da como resultado el patrimonio neto de la empresa. En otras palabras: es el valor real de tu empresa una vez que ha saldado todas tus deudas.

Con toda esta información, el balance general ya te permite conocer el detalle de tres aspectos básicos en la contabilidad de tu negocio:

• Cuánto dinero líquido tienes disponible.
• Cuál es el importe de las deudas que aún te quedan por cobrar o por abonar.
• Cuáles son los ingresos y los gastos totales de tu negocio.

Tipos de balance general

La información sobre los activos y los pasivos de una empresa se obtiene directamente del libro mayor. Este es el registro contable que organiza cronológicamente todas las operaciones del negocio. 

Es decir, los gastos y los ingresos aparecen recogidos por el orden en el que se suceden, en una columna de débitos (columna “debe”) y en una de créditos (columna “haber”) para cada cuenta en particular (p. ej., clientes, proveedores o efectivo).

Pero la información de este libro mayor no se traslada directamente al balance general, sino que debe ajustarse a una estructura. Dependiendo de cómo se presente la información, el balance general puede ser de diferentes tipos:

1. Balance general clasificado

Es el formato básico de cualquier balance general. Muestra los activos y los pasivos clasificados en sus diferentes categorías (circulantes, fijos, diferidos). Con un simple vistazo se puede acceder al detalle de las sumas totales en cada categoría, así como al resultado del patrimonio neto.  

2. Balance general comparativo

¿Necesitas saber cómo ha sido la evolución financiera de tu negocio en dos o más períodos? En estos casos se emplea el balance general comparativo. 

Su principal característica es que los datos se presentan por columnas que contrastan la información actual con la de períodos anteriores. 

Para facilitar su lectura y su interpretación, la información se ordena en una columna para cada período y esta, a su vez, en cada categoría y en las variables que la integran.

3. Balance general consolidado

Es habitual que las empresas muy grandes operen con subdivisiones que llevan su contabilidad de manera independiente, pero que pertenecen a un mismo grupo o corporación. 

Para conocer el patrimonio neto de la empresa en estos escenarios se integra toda la información en un único documento que contempla el rendimiento financiero de cada una de las empresas subsidiarias dentro de un mismo grupo.

4. Balance general proforma

Existen circunstancias en las que una empresa necesita conocer de antemano ciertos aspectos de su salud financiera de cara a asumir nuevos proyectos o inversiones. 

El formato del balance general proforma se utiliza para la predicción de escenarios financieros más o menos inmediatos y permite modificar el rumbo del negocio en momentos clave, como la aparición de alguna coyuntura económica (p. ej., la escasez de una determinada materia prima esencial para el desarrollo de la actividad).

5. Balance general estimativo

Al igual que el balance general proforma, el modelo estimativo tiene carácter predictivo, pero está más orientado al largo plazo. 

En el modelo proforma la información es más esquemática, mientras que en el formato estimativo se realizan proyecciones más elaboradas, aunque siempre sujetas a revisiones antes de una versión final, ya que los datos son cambiantes. 

Es el modelo de balance general que se suele emplear para conocer el estado financiero del negocio en relación con el lanzamiento de un nuevo producto o la apertura de la actividad a nuevos mercados.

Importancia del balance general para tu negocio

La elaboración de un balance general implica la recopilación de mucha información y ciertas habilidades contables para garantizar que cada dato ocupa el lugar que le corresponde. 

Con todo, es un esfuerzo que merece la pena, teniendo en cuenta la cantidad de preguntas esenciales a las que podrías encontrar respuesta fácilmente en este documento, tales como:

• ¿Puedo alcanzar los objetivos que me propongo con los recursos actuales de mi empresa?
• ¿Es un buen momento para la apertura y la expansión de mi negocio?
• ¿La situación financiera de mi empresa goza de buena salud?
• ¿Tendré que pedir un crédito a medio plazo para mantener la estabilidad de mi negocio?
• ¿Mi empresa es lo suficientemente solvente como para afrontar una inversión considerable?

El balance general es un documento de gran utilidad no solo para el desarrollo de estrategias de crecimiento dentro de tu empresa, sino para que terceras partes evalúen las relaciones que mantienen con tu negocio. 

Imagina que buscas nuevos inversores o que deseas iniciar una colaboración a largo plazo con un proveedor importante. A través de tu balance de cuentas, los socios y proveedores potenciales pueden analizar las ventajas y desventajas de trabajar contigo, evaluar la estabilidad de tu empresa y realizar un análisis estimativo sobre la capacidad de resiliencia de tu negocio.

Limitaciones del balance general

Un balance general es una especia de fotografía fija del estado de la empresa. Precisamente por este motivo, este documento presenta algunas limitaciones:

• El valor de los activos puede diferir de su valor real en el mercado actual, ya que hace referencia a costes históricos.
• Un balance general no puede determinar con absoluta precisión el valor que tienen para la empresa determinados activos, especialmente aquellos intangibles (p. ej., la propiedad intelectual).
• La depreciación de los activos impide una lectura precisa y fiable del balance general a medida que va pasando el tiempo, algo que debe valorarse sobre todo en los balances comparativos.
• Algunas transacciones financieras quedan al margen de la documentación que contiene el balance general (p. ej., las operaciones derivadas de otras operaciones), proporcionado una imagen incompleta del estado real de la empresa.