La gestión de inventario es el proceso de organizar el stock a medida que se mueve a través de la cadena de suministro. El objetivo es minimizar el coste de conservar inventario mientras se mantienen niveles de existencias consistentes y se entregan los productos a los clientes con mayor eficiencia.
Hay una variedad de operaciones que administrar por las cuales preocuparse. Los datos pueden ayudar a aclarar el caos, resaltando los procesos que se pueden mejorar para mantener tu productividad y márgenes de ganancia altos.
En esta guía aprenderás cuáles son algunos de los principales problemas a los que te enfrentas en la gestión de inventarios en tu negocio, así como las mejores herramientas y técnicas para prevenirlos y gestionar tu inventario de forma eficiente.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario consiste en supervisar y controlar el flujo de productos dentro de un negocio. Implica monitorizar el movimiento de bienes y materiales, así como la rotación de inventario, y optimizar el reabastecimiento para asegurarte de que los productos siempre estén disponibles para tus clientes.
La gestión de inventario tiene como objetivo minimizar el coste de mantener el inventario ayudándote a saber cuándo es momento de reabastecer productos o comprar más materiales para su fabricación.
¿Qué cuenta como inventario?
- Materias primas: materiales o sustancias utilizadas en la producción o fabricación de productos. Las materias primas incluyen madera, metales, plásticos o telas utilizadas para crear productos terminados. Provienen de uno o más proveedores y productores.
- Trabajo en curso (WIP): un producto parcialmente terminado que espera a ser completado. WIP representa costes de producción como mano de obra y maquinaria. Los costes se transfieren a la cuenta de productos terminados y se atribuyen al coste de ventas.
- Productos terminados: este tipo de inventario se refiere al número de productos en stock disponibles para que los clientes compren. Una vez que un WIP está completo, se convierte en parte del inventario de productos terminados.
- Bienes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO): materiales y equipos utilizados en el proceso de producción, pero no como parte del producto final. Estos incluyen equipo de protección personal, suministros de limpieza, suministros de oficina y equipo tecnológico.
¿Cómo funciona la gestión de inventarios?
La mayoría de los sistemas de gestión de inventario actuales son digitales y están alojados en la nube. Funcionan a través de dispositivos y usuarios para asegurar que todos los que interactúan con la cadena de suministro estén sincronizados.
Mientras que los enfoques tradicionales requieren conectar múltiples sistemas, las soluciones modernas adoptan un enfoque diferente. Las plataformas más efectivas gestionan el inventario como parte de un sistema operativo minorista único, donde todos los datos fluyen naturalmente entre las operaciones en línea y en tienda.
Esta estrategia de comercio unificado elimina la complejidad de mantener sistemas separados para diferentes canales de venta. Los niveles de stock se actualizan automáticamente cada vez que ocurre una venta, ya sea en línea o en tienda, previniendo la sobreventa y mejorando la eficiencia operativa.
Beneficios de la gestión de inventarios
Ya sea que tengas un pequeño negocio o una empresa que utiliza un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de inventario es importante por varias razones:
Mejora la eficiencia
Mantén solo el inventario que necesitas para reducir los costes de almacenamiento. Controla cómo se mueven los productos desde la compra hasta la venta para encontrar y corregir ineficiencias. Utiliza métodos como entrega justo a tiempo (JIT) y primero en entrar, primero en salir (FIFO) para mantener los productos moviéndose de forma fluida a lo largo de tu cadena de suministro.
Mejora los informes financieros
Los registros de inventario ayudan a predecir qué comprarán tus clientes. Puedes tomar decisiones de aprovisionamiento más inteligentes y detectar tendencias anticipadamente detectando y analizando patrones de venta.
El inventario afecta directamente a las ventas (determinando cuánto puedes vender) y a los gastos (determinando qué necesitas comprar). Ambos elementos influyen considerablemente en los activos corrientes de tu negocio; es decir: cuánto efectivo tienes disponible. Esto mejora los informes financieros y te ayuda a gestionar el flujo de efectivo.
Mitiga riesgos
Una buena planificación de inventario protege a tu negocio de problemas en la cadena de suministro. Puedes configurar tu sistema para monitorizar partes de ventas y niveles de stock para poder reordenar antes de quedarte sin existencias.
Mantener un stock de seguridad también te ayuda a gestionar:
- Picos inesperados en la demanda.
- Retrasos en los envíos.
- Escasez de materias primas.
- Problemas con proveedores.
Construye la lealtad del cliente
Una buena gestión de inventario implica completar pedidos rápidamente y mantener artículos populares en stock.
Usando datos de tus informes de inventario, puedes ajustar tu cronograma de adquisiciones para que los artículos más vendidos estén siempre en stock. Las prácticas confiables de abastecimiento también reducen los retrasos en las entregas y los pedidos pendientes, lo que lleva a que tus clientes leales confíen en que sus pedidos se entregarán a tiempo.
15 técnicas de gestión de inventarios
- Cantidad económica de pedido (EOQ)
- Planificación de la demanda
- Conteos de inventario
- LIFO vs FIFO
- Tecnología RFID
- Códigos de barras
- Informes ABC
- Valuaciones de inventario
- Cantidades mínimas de pedido
- Alertas de stock de seguridad
- Auditorías de inventario
- Dropshipping
- Relaciones con proveedores
- Externalizar la gestión de inventarios
- Justo a tiempo
Independientemente del sistema que utilices, estas técnicas te ayudarán a mejorar la gestión de inventarios y el flujo de efectivo en tu negocio:
1. Cantidad económica de pedido
La cantidad económica de pedido (EOQ) te ayuda a determinar exactamente cuánto inventario adquirir cada vez.
Adquirir demasiado inventario te lleva a desperdiciar dinero en almacenamiento, y te arriesgas a que los artículos se echen a perder; adquirir muy poco puede conducir a clientes descontentos y a un mayor gasto en envíos urgentes.
EOQ consiste en encontrar el equilibrio perfecto, previniendo excedentes y faltantes, contrastando cuánto vendes cada año, cuánto cuesta hacer un pedido, y cuánto cuesta almacenar los artículos.
Mientras que muchos sistemas de software pueden calcular esto automáticamente, entender EOQ te ayudará a tomar decisiones de aprovisionamiento más inteligentes.
2. Planificación de la demanda
Una gran parte de la buena gestión de inventario se reduce a predecir con precisión la demanda.
Mientras que innumerables variables están involucradas en proyectar ventas a futuro, presta mucha atención a las ventas del año pasado durante el mismo período, ventas garantizadas por contratos y suscripciones, estacionalidad, y próximas promociones.
Algunas herramientas de pronóstico de demanda utilizan algoritmos de aprendizaje automático para analizar grandes conjuntos de datos y anticipar la demanda con mayor precisión.
3. Conteos de inventario
En la mayoría de los casos, dependerás del software de gestión de inventario y de los reportes de tu sistema de gestión de almacenes para saber cuántas unidades de cada producto tienes en stock.
Sin embargo, es importante asegurarte de que la realidad coincida con tus informes. No hay mejor manera de ganar tranquilidad que un clásico conteo físico de inventario.
Actualiza los registros de inventario en tiempo real para asegurar la reconciliación de inventario. El acceso a datos de inventario actualizados y precisos es clave para mover tus productos eficientemente.
4. LIFO vs. FIFO
La gestión de inventario «último en entrar, primero en salir» (LIFO) asume que la mercancía que adquiriste más recientemente fue la primera en venderse.
Si los precios suben con el tiempo, el inventario comprado más recientemente también será el más caro. Esto significa que los costes de inventario más altos producirán menores ganancias y, por lo tanto, menores ingresos gravables.
«Primero en entrar, primero en salir» (FIFO) determina el coste de los bienes vendidos (COGS). Significa que tu stock más antiguo se vende primero, lo que es especialmente importante para evitar el deterioro de las mercancías.
5. Tecnología RFID
La identificación por radiofrecuencia, o tecnología RFID, ciertamente tiene un lugar en el futuro de la gestión de inventarios. Te permite actualizar cifras en tu sistema de gestión de inventarios sin requerir una línea de visión directa a la etiqueta.
Muchas empresas ya utilizan etiquetas RFID para buscar existencias, combatir el inventario fantasma, y disminuir el exceso de inventario.
Por ejemplo, la minorista de indumentaria Rebecca Minkoff usa etiquetas RFID para controlar el stock cuando llega a su tienda. Los niveles se ajustan automáticamente en su sistema de gestión de inventarios con un 99 % de precisión comparado con métodos manuales.
6. Códigos de barras
Algunas tiendas minoristas usan un sistema de escaneo de códigos de barras para hacer el seguimiento de los niveles de stock de sus productos. Esto implica escanear algún tipo de código de barras que identifica cada producto, enviando esa información de vuelta a tu sistema de gestión de inventario para que puedas monitorear cada artículo.
Los sistemas de inventario de códigos de barras automatizan el seguimiento de productos desde el momento en que entran a tu tienda hasta el momento en que se venden. Proporcionan información precisa y en tiempo real sobre tu inventario, ayudándote a tomar decisiones más inteligentes y a mantener a tus clientes satisfechos.
7. Informes ABC
Categoriza tu inventario usando un análisis ABC. Puedes usar un reporte ABC para calificar el valor de tu inventario basado en un porcentaje de tus ingresos:
- A = % de stock que representa el 80% de tus ingresos.
- B = % de stock que representa el 15% de tus ingresos.
- C = % de stock que representa el 5% de tus ingresos.
Tu stock A representa tus productos más rentables y valiosos. Querrás asegurarte de tener siempre estos productos disponibles para no perder ventas potenciales. Por el contrario, el stock C se mueve lentamente o está muerto. Reduce la cantidad de estos artículos para liberar efectivo y espacio de almacenamiento.
8. Valuaciones de inventario
La valuación de inventario es el coste del inventario no vendido al final de un período. Dado que el inventario es a menudo tu activo más grande, es importante medir consistentemente su valor.
Cómo valúas el inventario impacta en tu coste de bienes vendidos, ingreso neto y cierre de existencias, todos factores que afectan directamente a tu rentabilidad.
9. Cantidades mínimas de pedido
La cantidad mínima de pedido (MOQ) es la cantidad más pequeña de productos que debes comprar en un pedido a un proveedor. Los proveedores establecen MOQs para evitar desperdiciar recursos en pedidos que les generan una ganancia ínfima o nula.
10. Alertas de stock de seguridad
El stock de seguridad es la cantidad mínima de un determinado producto con la que debes contar en todo momento. Sabes que es hora de hacer un pedido cuando tu inventario cae por debajo de estos niveles predeterminados.
Los niveles de stock de seguridad deben variar según cada producto, demanda del cliente, y el tiempo que toma para que lleguen nuevas existencias.
11. Auditorías de inventario
Es importante auditar el inventario regularmente. Lleva a cabo auditorías mensuales y anuales para asegurar una mayor precisión entre tus cantidades de existencias y tus informes financieros. Investiga discrepancias hasta que encuentres y abordes la raíz de las causas.
12. Dropshipping
Con el dropshipping, nunca tocas los productos que vendes. Cuando un cliente te compra, tu proveedor envía el artículo directamente a ellos. Esto significa que no necesitas comprar inventario por adelantado o encontrar espacio para almacenarlo. En otras palabras, evitas por completo la gestión de inventario.
13. Relaciones con proveedores
Las relaciones fuertes con proveedores te dan más margen de maniobra cuando surgen problemas inesperados. Cuando tienes una buena relación con el proveedor, las cantidades mínimas de pedido son a menudo negociables.
14. Externalizar la gestión de inventarios
¿Prefieres que otro se encargue de manejar la logística de la gestión de inventarios de tu negocio? Externalízala a un socio de logística de terceros (3PL) con los recursos para almacenar, cumplir y enviar pedidos en tu nombre.
15. Justo a tiempo
La gestión de inventario justo a tiempo (JIT) consiste en mantener los niveles de inventario más bajos posibles para satisfacer la demanda, reabasteciendo justo antes de que un producto se agote. Exige planificación y pronósticos cuidadosos, pero funciona muy bien para marcas de rápido crecimiento con lanzamientos de productos proyectados y extensiones de línea de productos.
Cómo gestionar el inventario
- Analiza los proveedores
- Establece puntos de reorden
- Realiza auditorías regulares
- Pronostica la demanda con precisión
- Revisa y optimiza tu proceso
1. Analiza los proveedores
Encontrar buenos proveedores es clave para cumplir los pedidos a tiempo. Antes de comprometerte con uno, verifica qué tan rápido completa las entregas, qué dicen otros negocios sobre él, y qué tan bien se comunica.
Comparte tus planes con los proveedores sobre cuándo necesitarás más productos. Esto les ayudará a prepararse y a evitar retrasos. Trabaja con una mezcla de proveedores locales e internacionales para reducir riesgos.
2. Establece puntos de reorden
Usa datos de ventas pasadas y tiempos de entrega promedio para calcular un margen de seguridad. Obtén alertas de stock bajo y notificaciones cuando ciertos artículos alcancen su punto de reorden. Este enfoque proactivo te ayuda a reabastecer tu inventario antes de quedarte sin existencias.
Si estás suscrito a un plan elegible, puedes configurar flujos de trabajo personalizados en Shopify Flow que se activan cuando un artículo alcanza su punto de reorden. Por ejemplo, Flow te permite automatizar estas tareas:
- Enviar una notificación de Slack o email a tu gerente de compras.
- Etiquetar productos que necesitan reabastecimiento.
- Crear y enviar una orden de compra al proveedor.
- Ocultar productos que estén agotados.
3. Realiza auditorías regulares
Las verificaciones físicas de inventario te permiten comprobar que tus registros en línea coinciden con tu stock real disponible. Las auditorías de inventario ayudan a identificar robos, daños, o errores administrativos de antemano.
4. Pronostica la demanda con precisión
Usa los análisis de Shopify para detectar tendencias en cuanto al volumen de ventas, demanda estacional, y productos más vendidos.
Si sabes que artículos en particular se agotan rápidamente durante temporadas pico (como regalos navideños o de Reyes), haz pedidos más grandes o pide antes de lo usual para evitar apuros de último minuto o desabastecimientos.
5. Revisa y optimiza tu proceso
La gestión de inventarios es un ciclo continuo de refinamiento y mejora. Una vez que tengas un sistema claro para gestionar datos, revisa tus procesos para comprobar qué tan eficientemente satisfacen las expectativas de tus clientes y apoyan el crecimiento de tu negocio.
Herramientas de gestión de inventarios
El software de gestión de inventarios puede ser un programa independiente o estar integrado en una plataforma de comercio electrónico, como Shopify. Si manejas tu negocio con Shopify, la gestión de inventarios ya está integrada.
Puedes configurar el seguimiento de inventario, controlar tu inventario, y ajustar tus niveles de inventario en el área de Inventario de tu panel de control de Shopify. También puedes comprobar el historial de ajustes y transferencias de inventario para variantes rastreadas por Shopify.
Shopify también proporciona reportes de inventario que te muestran una instantánea de fin de mes de tu inventario. Puedes acceder a varios reportes diferentes, como:
- Inventario promedio vendido por día.
- Porcentaje de inventario vendido.
- Análisis ABC por producto.
- Tasa de venta de productos.
- Días restantes de inventario.
Las aplicaciones de gestión de inventario te permiten monitorear el estado de tu almacén en directo. Estas aplicaciones son útiles para empleados involucrados en el funcionamiento activo de tu negocio, permitiéndoles acceder a información clave desde un smartphone o tablet.
El futuro de la gestión de inventarios
La tecnología continúa creciendo y desarrollándose a un ritmo increíble, y muchas de estas tecnologías nuevas y emergentes tienen aplicaciones para la gestión de inventarios:
Análisis predictivo
El análisis predictivo usa una combinación de automatización, datos, y aprendizaje automático para ofrecer pronósticos y análisis precisos. Basados en algoritmos, estos modelos de análisis pueden dar a los minoristas información respaldada por datos que puede mejorar la gestión de inventarios.
Inteligencia artificial
La inteligencia artificial (IA) continúa desarrollándose y ganando nuevas aplicaciones dentro de las soluciones de gestión de inventarios. Las soluciones de IA autocorrectivas pueden empoderar a los negocios para automatizar decisiones de inventario y reaccionar a las demandas de los clientes en tiempo real.
IoT
Los dispositivos de Internet de las Cosas, o IoT, pueden reducir el tiempo que le toma a tus empleados encontrar existencias, proporcionando datos de ubicación en tiempo real. Estos datos también pueden ayudarte a tomar decisiones de gestión de inventarios más informadas y efectivas sabiendo exactamente cuánto stock tienes, y dónde.
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Preguntas frecuentes sobre gestión de inventarios
¿En qué consiste la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios ayuda a los minoristas a rastrear y controlar el flujo de productos dentro de su negocio. Implica rastrear el movimiento de bienes y materiales, monitorear la rotación de inventario, y optimizar el reabastecimiento para asegurarte de que los productos estén siempre disponibles.
¿Cuáles son los 4 pasos principales en la gestión de inventarios?
Los cuatro pasos principales en la gestión de inventarios son: (1) Configurar tu software de gestión de inventarios, (2) Decidir sobre una técnica de gestión de inventarios, (3) Ingresar tus datos existentes, y (4) Analizar los resultados.
¿Cuál es la clave para gestionar el inventario?
La clave para gestionar el inventario es tener un sistema único donde todas tus operaciones minoristas trabajen naturalmente juntas. Esto proporciona visibilidad en tiempo real a través de tu negocio sin la complejidad de mantener múltiples sistemas o integraciones.
¿Cuál es el propósito principal de la gestión de inventarios?
El propósito principal de la gestión de inventarios es optimizar los niveles de stock. Ayuda a los minoristas a evitar desabastecimientos, minimizar el inventario excedente, y maximizar la eficiencia en las operaciones del negocio.
¿Cuáles son las 5 etapas del proceso de gestión de inventarios?
Las cinco etapas de la gestión de inventarios son: (1) Pronóstico de demanda, (2) Reabastecimiento, (3) Procesamiento de pedidos, (4) Almacenamiento y organización, y (5) Reportes y análisis.
¿Qué es un ejemplo de gestión de inventarios?
Un ejemplo de gestión de inventarios es una tienda minorista que usa un sistema de escaneo de códigos de barras para rastrear los niveles de stock. El sistema pronostica la demanda y las tendencias de ventas para determinar las cantidades óptimas de stock y reordena automáticamente productos cuando el stock alcanza un umbral predeterminado.
