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Guía de contabilidad de pymes para principiantes

Cómo llevar la contabilidad de tu pequeña empresa

Es cierto es que llevar tu propia contabilidad puede convertirse en una auténtica pesadilla.

Ya seas que estés comenzando un nuevo negocio o si hayas estado administrando una tienda online durante años, aprender a hacer un seguimiento de tus gastos e ingresos puede resultar un gran desafío.

No eres el único. Aproximadamente el 75% de los dueños de pequeñas empresas consideran que no tienen suficiente dominio del registro de libros ni de contabilidad.

Al margen de administrar tu negocio, también es necesario que te encargues de una cuenta de activos, de las declaraciones de impuestos, de las devoluciones de cargos a la tarjeta de crédito y de otros asuntos. Estas tareas pueden llegar a ser complicadas y agobiantes si es la primera vez que las haces. De todos modos, no debería ser así.

¿Quieres convertirte en un experto de tu propia contabilidad? En este artículo, aprenderás todo acerca de cómo comenzar a llevar el registro de libros de una pequeña empresa y la forma en que puedes aumentar tus ingresos hoy mismo.

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es la contabilidad?
  2. Contabilidad: partida doble o partida simple
  3. Cómo dominar la contabilidad de una pequeña empresa
  4. El mejor software de contabilidad para la pequeña empresa
  5. La clave para el crecimiento es comprender la contabilidad de la pequeña empresa
  6. Preguntas frecuentes sobre contabilidad

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el sistema de registro y gestión de todas las transacciones financieras de tu negocio, como las compras, las ventas y los pagos. Los contadores supervisan todos los costos e ingresos, para ayudar a una empresa a tomar decisiones financieras acertadas.

El objetivo de la contabilidad es mostrarte el panorama financiero general de tu negocio, balancear tus cuentas y mejorar la administración del flujo de caja de una manera más estratégica.


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Conceptos fundamentales de contabilidad

La contabilidad empresarial es un registro de todos los asientos de débito y crédito de cierto tipo, tales como las cuentas de acreedores o la nómina de sueldos.

Existen cinco tipos de cuentas fundamentales:

Activos. Recursos o bienes de valor que posee una empresa como resultado de sus transacciones (por ejemplo, inventario, cuentas por cobrar).

Pasivos. Las obligaciones y deudas que una empresa tiene con proveedores, bancos, prestamistas u otros proveedores de bienes y servicios (por ejemplo, préstamos, cuentas por pagar).

Ganancias o ingresos. Dinero ganado por la empresa mediante ventas o prestación de un servicio.

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Gastos. Fondos que salen de la empresa para pagar bienes o servicios (por ejemplo, servicios públicos, salarios).

Capital. El valor residual correspondiente a la participación de un propietario en una empresa, tras haber deducido todos los pasivos (por ejemplo, existencias, ingresos acumulados).

La contabilidad de las pequeñas empresas comienza configurando cada cuenta de manera que puedas registrar las transacciones en la categoría correspondiente. Esto constituye tu libro mayor. Es probable que en la próxima tienda de ecommerce, no tengas exactamente los mismos métodos de contabilidad, pero existen muchos métodos de contabilidad distintos en función de las necesidades de tu empresa. 

Cómo llevar los libros de contabilidad

1. Mantener y actualizar los registros financieros

La contabilidad implica trabajar con números. La mayor parte del trabajo conlleva cálculos básicos de matemáticas y de contabilidad. Los detalles varían según el tipo de negocio, pero puedes abarcar tareas tales como la liquidación de cuentas por cobrar y los estados de cuenta bancarios, el registro de transacciones financieras, la facturación, el cobro y el seguimiento de la nómina.

También te ocuparás de otros asuntos relacionados con las finanzas, entre ellos:

Llevar los libros de impuestos de la nómina, de los ingresos, del empleo e incluso de las deducciones impositivas de las pequeñas empresas.

Planificación de presupuestos para ayudar a la empresa a mantenerse enfocada y crecer.

Elaboración de estados financieros (balances generales, estado de resultados, flujo de caja y cambios en el patrimonio) a disposición de los accionistas.

La contabilidad requiere un análisis minucioso y algunos conocimientos legales. En el caso de que tu empresa se someta a una auditoría, debes asegurarte de que tus registros estén en orden y que las deducciones sean transparentes.

2. Controla lo que hacen los demás (y lo que gastan)

La contabilidad financiera puede llevar mucho tiempo. Tienes que asegurarte de la veracidad de cada transacción financiera, además, deberás hacer un balance de los libros diariamente y llevar un registro de los ingresos y egresos de los empleados.

Esto significa que, para dominar la contabilidad y los registros de libros, debes contar con grandes habilidades de comunicación y de organización. En un día común y corriente, es posible que tengas que recolectar recibos de los empleados, controlar los gastos de viaje o reembolsar gastos al personal. La creación de un sistema para solicitudes y reembolsos garantiza no perder ninguna transacción y que los registros se mantengan actualizados y precisos. 

3. Recurre a los servicios de contabilidad para mejorar los procesos

Un buen software de registro de libros o de contabilidad debe formar parte de las herramientas de contabilidad para pequeñas empresas. Con el auge de la contabilidad virtual y otros tipos de servicios de contabilidad online, los propietarios de pequeñas empresas necesitan mantenerse a la vanguardia de la tecnología.

Al contar con buenos servicios o software de contabilidad, puedes agilizar el ingreso de datos, crear informes financieros detallados, consolidar datos y automatizar el mantenimiento de registros. Además, es una forma fácil de trabajar con más eficiencia en toda la empresa y de evitar que se pierda el tiempo en tareas repetitivas.

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Contabilidad: partida doble o partida simple

Con el método de contabilidad de partida simple, las transacciones comerciales se registran a medida que se hacen depósitos y se pagan las facturas en la cuenta de tu empresa, como si se llevara un registro de cheques. Este método funciona mejor para las empresas más pequeñas con menor cantidad de transacciones.

La contabilidad de partida doble se aplica a empresas de cualquier tamaño y complejidad. Con este método, al hacer una entrada en una cuenta, se efectúa la entrada correspondiente en la otra cuenta y a la inversa. Por ejemplo, si se registra un ingreso de $100, se harán dos entradas: una entrada de débito de $100 para aumentar el balance de efectivo y una entrada de crédito de $100 para aumentar el "ingreso" de la cuenta de resultados.

Cómo dominar la contabilidad de una pequeña empresa

Para las finanzas de las pequeñas empresas, es fundamental comprender y hacer un seguimiento de tus datos financieros. Es por eso que, cuando estás administrando un negocio, es necesario que aprendas algo de contabilidad o que subcontrates el servicio.

Felizmente, no sólo es posible aprender a llevar tus propios libros, sino que también se obtienen algunos beneficios considerables al hacerlo tú mismo.

Consultamos a dos expertos para ayudarte a manejar tus finanzas por tu cuenta: Charlie Ashbourne, un contador de Shopify, y Sheena Brady, una gerente de éxito comercial de Shopify Plus que además administra un negocio exitoso, Tease Tea, y ha creado un sistema para manejar los libros de su negocio.

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Si eres nuevo en el manejo de tus cuentas y si no puedes afrontar el gasto de una empresa de contabilidad o de un contador independiente, puedes aprender lo fundamental y manejar las cosas por tu cuenta. A continuación, presentaremos un análisis específico de la contabilidad del ecommerce a partir de una perspectiva diaria, mensual, trimestral y anual.

Qué se debe hacer diariamente

Todos los días, lo único que hay que tener en cuenta en la contabilidad son los comprobantes.

Registra en papel todo lo que ocurra en tu negocio, lo cual podría implicar guardar el comprobante del café de tu reunión con un nuevo proveedor o archivar la factura recibida por email de tu última campaña de publicidad digital.

El motivo por el cual es tan importante mantener estos registros es simple. Para obtener el mayor beneficio fiscal al solicitar los gastos justificados del negocio, es necesario que puedas respaldarlos.

"Si no cuentas con el respaldo suficiente, es posible que se te nieguen tanto los créditos fiscales como los gastos deducibles, por lo que, si realmente tienes derecho a percibirlos, puede ser un tremendo impacto a la hora de la declaración de impuestos", dice Charlie.

Por lo tanto, tu tarea de contabilidad diaria se basa en asegurarte de tener un sistema para hacer un seguimiento de los recibos, de las facturas y de los emails correspondientes. Es necesario acceder fácilmente a estos documentos para poder utilizarlos sin que esto demande demasiado tiempo o esfuerzo".

Los recibos y las facturas pueden guardarse en una carpeta determinada. Si sueles recibir emails de remitentes puntuales (tus proveedores de software, anuncios digitales, etc.) puedes implementar una simple rutina para canalizarlos en tu bandeja de entrada o en una carpeta llamada "Recibos y facturas".

Incluso podrías crear una simple lista de tareas para manejar este proceso, como ha hecho Sheena con Tease Teas.

"Cada vez que nos envían una factura o un recibo por email—95% de los casos hoy en día—subo el archivo adjunto al Google Drive, y lo guardo en una carpeta que contiene las facturas ordenadas por mes. Esto significa que casi nunca necesito imprimir, archivar o almacenar esta información, lo que en definitiva ahorra mucho tiempo."

Contabilidad para principiantes: Cómo llevar la contabilidad de tu pequeña empresa

Qué se debe hacer semanalmente

La contabilidad no debería convertirse en una carga semanal pesada en tu lista de tareas. Hay dos cosas clave que hay que supervisar todas las semanas: tu estado de flujo de caja y tus gastos variables, en particular si son recientes.

Presta atención a tu flujo de caja

¿Tienes dinero en el banco, cuánto y a qué se destina ese dinero? Eso es lo que te fijas hablamos de flujo de caja.

"Aparte de los ingresos y de los gastos, la clave es manejar tu dinero y tu flujo de caja. Por lo general, se tiene la impresión errónea de que si tienes ingresos por una cantidad X, entonces dispones de ese dinero en efectivo, pero eso no necesariamente es el caso", dice Charlie.

Es probable que en el día a día tengas que tomar decisiones sobre cuándo comprar algo, o sobre la cantidad de dinero que debes gastar en tu negocio. Saber cuánto dinero en efectivo tienes a disposición y cuáles son los gastos en los que tendrás que incurrir son parte clave de la contabilidad y del negocio

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No pierdas de vista los gastos nuevos o variables

En general, observar y revisar tus gastos puede convertirse en una tarea mensual. Pero si tienes nuevos gastos, o costos variables, es conveniente que los controles sean más estrictos para asegurarte de que están en consonancia con las expectativas.

"Toma como ejemplo los gastos de marketing: si hace poco has asignado un presupuesto para publicar anuncios de pago y éste fluctúa día a día, debes controlarlo más de cerca hasta que te sientas cómodo con el resultado", dice Charlie.

Después de todo, si existen formas de evaluar nuevas iniciativas y gastos antes de fin de mes, puedes tomar decisiones con mayor rapidez pero acertadas al mismo tiempo".

Contabilidad para principiantes: Cómo llevar la contabilidad de tu pequeña empresa 2

Qué se debe hacer mensualmente

Si estuvieras trabajando con un contador interno o externo, probablemente estarías en contacto con ellos para controlar tus libros todos los meses. Como trabajador independiente, deberías establecer un plan de sentarte y dedicar un tiempo por mes para mantener tus cuentas en orden.

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Obtén una visión general de los negocios

Todos los meses, deberías analizar tu negocio en su conjunto para saber cómo van las cosas y tener perspectiva más amplia.

"A fin de mes, debes asegurarte de tener todos tus gastos cubiertos y luego analizar tus ventas, tus egresos, tus ingresos y tu liquidez de forma conjunta", dice Charlie. " Además, asegúrate de revisar las áreas clave que te interesan del negocio".

Utiliza servicios o software de contabilidad para rastrear las tendencias que ves de un mes a otro, y considera el manejo del mes siguiente desde una perspectiva financiera. También puedes brindar especial atención a cualquier nuevo proyecto, campaña o cambio operativo para saber si impactan en tus ventas, en tus gastos o en ambos.

No pierdas de vista los gastos

Tu revisión mensual es un buen momento como para pensar de forma más estratégica en cómo encuadran los gastos en tu negocio.

"Siempre observo los gastos detenidamente, incluso en los momentos en que estamos teniendo un buen resultado en las ventas", dice Sheena. "Un gran indicador de éxito en los negocios es la rentabilidad, y muchas veces se puede obtener un beneficio imprevisto si se analizan los gastos y se encuentran formas creativas de reducirlos.

Puedes encontrar diferentes maneras de recortar gastos si buscas descuentos de proveedores basados en tu historial de pagos, pedidos en grandes cantidades o hacer pedidos anticipados de ciertos productos".

"El año pasado, observé un accesorio de té muy conocido que vendemos e investigué un poco. Le pregunté a nuestro proveedor si cabía la posibilidad de obtener un descuento en función de nuestro historial y de mi relación con el fabricante. Él logró bajar nuestro costo por unidad, y el año pasado nos ahorramos más de 5.000 dólares tan sólo con esta pregunta".

Mantente organizado

Si existe un cliché de impuestos y contabilidad con el que todo emprendedor se identifica, se trata de la "caja de zapatos llena de recibos". La ilusión, por supuesto, sería la de entregar esa caja de zapatos a un contador público o a uno de los tantos servicios de contabilidad que pudieran poner todo eso en orden, pero hay formas de enfrentarse a la caja de zapatos sin depender de nadie.

En tu revisión mensual, examina todos los recibos guardados en tu email, en tu archivo de Google Drive o, por supuesto, en tu caja de zapatos. Clasifícalos según las categorías de gastos, tanto para mantenerte organizado para la época de impuestos como para comparar cuánto estás gastando realmente en pedidos de inventario frente a publicidad.

Realiza ajustes según lo que necesitas saber

No existen dos negocios iguales, y aunque haya fundamentos que sean válidos para todos los negocios, tu inigualable variedad de ingresos y gastos puede derivar en un conjunto de necesidades contables levemente diferente al de los demás.

"Solía revisar mis libros en base a los pedidos. Con cada pedido que llegaba, me aseguraba de que se registrara y se controlara con un software de contabilidad", dice Sheena. " Resultó ser que no era necesario. En nuestro caso, lo único que importaba era el total de ventas por mes".

Si estás registrando todo lo que necesitas para fines fiscales y de contabilidad, y estás obteniendo la información financiera que necesitas para tomar decisiones estratégicas sobre tu negocio, puedes optar por agilizar los procesos que no son fundamentales para ninguna de esas cosas.

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El mejor software de contabilidad para la pequeña empresa

Si estás buscando formas de simplificar la contabilidad online, hay una serie de herramientas que puedes tener en cuenta, dependiendo de las necesidades de tu negocio:

  • A2X. Esta aplicación publica automáticamente las ventas de la tienda Shopify en Xero o QuickBooks y concilia tus pagos para que puedas ver que todo se ha contabilizado correctamente. A2X es una aplicación en la que confían cientos de empresas de contabilidad líderes en ecommerce.
  • FreshBooks. Este software de contabilidad en la nube te ayuda a gestionar los pedidos de Shopify en FreshBooks en base a tres objetos: artículos, facturas y pagos. También utiliza tu inventario de Shopify como fuente de veracidad para toda la gestión del inventario, actualizando la información automáticamente.
  • QuickBooks. Cuando integras Shopify con QuickBooks, tus pedidos, inventario, clientes y envíos se actualizan y ajustan automáticamente. Puedes usar QuickBooks para publicar información de pedidos de ecommerce como registros diarios agrupados o registros de pedidos a escala reducida, y sincronizar con otros mercados de ecommerce, como Etsy y Amazon. 
  • Bench. Bench ofrece servicios de contabilidad subcontratados y accesibles para tu tienda Shopify. La aplicación se sincroniza en forma directa con tus cuentas comerciales y bancarias. Posteriormente, un equipo de contabilidad virtual realiza balances mensuales de tu contabilidad y prepara informes financieros.

" A la hora de elegir el mejor sistema de contabilidad, considera uno de los principales sistemas de contabilidad en la nube, como QuickBooks o Zero", dice Ellen Main de A2X Accounting.

“When doing tax bookkeeping for your Shopify business, it’s not enough just to record the sales. You need to pick up all the fees and taxes,” Ellen adds. “This is no small task without the help of an app, connector, or integration.

" A la hora de hacer la contabilidad fiscal para tu tienda Shopify, no basta con registrar las ventas. Tienes que recopilar todas las tasas e impuestos", añade Ellen. " Ésta no es una tarea sencilla sin la ayuda de una aplicación, un sistema o una integración.

Elige un software de contabilidad que publique estados de cuenta resumidos y que añada todas tus ventas y honorarios a tu sistema de contabilidad. Esto te garantizará que, a medida que tu negocio vaya escalando, tus libros siempre estén prolijos y sean precisos.

La clave para el crecimiento es comprender la contabilidad de la pequeña empresa

Independientemente de que hagas toda la contabilidad tú mismo o consideres que lo mejor es contratar a un contador profesional, el poder comprender el flujo de caja en tu negocio se convierte en un factor positivo.

" El hecho de contar con la información apropiada y de saber dónde estás ubicado, qué factores determinan tus ingresos y en qué áreas podrías recortar gastos, es de suma importancia", dice Charlie. " Tener datos concretos en cuanto a la contabilidad de los nuevos emprendimientos, te coloca en una mejor posición para triunfar en el futuro".

Aunque no tengas demasiada experiencia en contabilidad, ahora ya tienes conocimientos específicos y acceso a todos tus datos financieros, lo que te coloca en un lugar privilegiado para tomar decisiones acertadas respecto al futuro de tu negocio. Y aunque resulta valioso recibir ayuda y consejos de expertos en contabilidad, asegúrate de no perder nunca la clara comprensión de tus números, indistintamente de quién esté a cargo del día a día.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad

¿Qué es un contador?

Un contador es alguien que lleva tu contabilidad y registra las transacciones financieras diarias. La ayuda contable tiene como objetivo mostrarte dónde se encuentra tu negocio en este momento a nivel financiero, y es el punto de partida de los contadores para analizar el panorama general de la solidez financiera de tu negocio. .

¿Qué diferencia hay entre registro de libros y contabilidad?

El registro de libros simple es el proceso de hacer constar las transacciones financieras. La contabilidad implica registrar, además de clasificar, interpretar, analizar, informar y compilar datos financieros.

¿Cuál es el mejor software de contabilidad para las pequeñas empresas?

Xero. El mejor software de contabilidad general.

QuickBooks. Lo mejor en administración de inventarios y contabilidad de nóminas.

FreshBooks. Lo mejor para dominar la contabilidad de las empresas.

Wave. La mejor contabilidad financiera para empresas de servicios.

Zoho Books. Lo mejor en automatización.

Sage Business Cloud Accounting. Una alternativa económica y alojada en la nube.


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Publicado por Pablo Golán, editor en jefe del blog de Shopify en español y responsable de marketing de contenidos y localización para España y Latinoamérica. Texto original de Michael Keenan. Traducción a cargo de Liz Leancole.

 

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