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Cómo ahorrar dinero: 7 consejos para pequeñas empresas

Consejos para ahorrar dinero para pequeñas empresas

Al investigar los costes de creación de una empresa, nos dimos cuenta de que la realidad financiera de los negocios no siempre coincide con las expectativas iniciales.

Más concretamente, los propietarios de pequeñas empresas declararon haber gastado en su primer año más del doble de lo que habían previsto.

Necesitábamos saber:

¿En qué se equivocaron sus previsiones económicas?

¿Gastaron más de la cuenta en determinadas áreas? ¿Qué podrían haber hecho para reducir los costes?

✅ Resulta que casi todos los fundadores de pequeños negocios declararon haber cometido algunos errores financieros en su primer año, y la mayoría de ellos podrían haber sido evitados. 

Para ayudarte a que no caigas en estos mismos errores, hemos entrevistado a propietarios de tiendas de Shopify exitosas para averiguar qué habrían hecho de forma diferente en su primer año y qué consejos financieros darían a los nuevos empresarios.

Si estás empezando tu propio negocio, qué mejor manera de empezar por aquí.

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¿Cómo una pequeña empresa puede ahorrar dinero el primer año?

  1. No te saltes la planificación financiera
  2. Haz crecer tu red de contactos
  3. Familiarízate con las herramientas y aplicaciones gratuitas
  4. Invierte en la investigación del producto y valida tu idea
  5. Mantén un presupuesto de marketing bajo y haz un seguimiento exhaustivo
  6. Planifica una buena estrategia de envío
  7. 7. Conoce tus obligaciones fiscales (o contrata a alguien que lo haga)

1. No te saltes la planificación financiera

El primer paso para alcanzar tus objetivos financieros es escribirlos. Esto puede parecer obvio, pero muchos empresarios novicios consideran que el proceso de escribir un plan financiero es demasiado abrumador o innecesario en los primeros días, por lo que se lo saltan por completo. Si estás tentado de hacer lo mismo, piénsalo de nuevo.

La creación de un plan financiero te obliga a hacer un inventario de dónde te encuentras ahora, dónde quieres estar y cómo quieres llegar hasta allí.

También te ayuda a tomar mejores decisiones en caso de apuro y te obliga a recordar el panorama general cuando te sientes atascado por el día a día de la actividad empresarial. 

Tienes que calcular cuánto vas a necesitar la empresa para sobrevivir durante los primeros seis meses

Esto es lo que nos cuenta Baxter Snider, fundador de Olives and Applesauce.

"¿Qué esperas de tus ventas? ¿Qué va a pasar si no llegas a eso? ¿Qué pasa si te vuelves viral y lo superas? Necesitas un plan de respaldo para ambos escenarios".

Es más, el mero proceso de escribir un plan financiero puede ahorrarte dinero. 

Nuestra investigación descubrió que las empresas que declararon haber utilizado planes financieros y presupuestos mantuvieron los costes bajos y ganaron más dinero en su primer año. 

2. Haz crecer tu red de contactos

En general, cuanto mayor sea tu red profesional, mejor. Cada persona que conozcas puede ser un posible asesor, cliente o socio.

Y en los primeros tiempos, puede ayudarte a reducir los costes de forma significativa al convertir tu tiempo y tus habilidades en moneda.

☝️ ¿QUIERES UN EJEMPLO?
Baxter Snider al principio intercambió uno de sus productos, un portabebés, a cambio de fotografías gratuitas de productos. 

 

Más allá de que la forma más fácil de prever con exactitud cuánto dinero necesitarás invertir en tu negocio es hablar con personas que hayan puesto en marcha negocios similares o que los hayan asesorado.

Algunos consejos para entablar relaciones con empresarios y asesores de pequeñas empresas con ideas afines:

  • Para empezar, hazte cargo de tus páginas personales de Facebook, Instagram y LinkedIn para informar a tu red de contactos de tu nueva aventura empresarial, de la ayuda que podrías necesitar y de lo que ofreces a cambio. Únete a grupos de Facebook y LinkedIn que sean relevantes para tu negocio o industria, así como a grupos más generales relacionados con las pequeñas empresas. 
  • La misión de SCORE es apoyar a las comunidades de pequeñas empresas mediante la tutoría y la educación. En Estados Unidos, cuenta con una enorme red de mentores empresariales expertos y voluntarios, y ha ayudado a más de 11 millones de empresarios desde 1964.
  • Cuando el mundo vuelva a abrirse, Meetup.com facilita la búsqueda de grupos locales de empresarios, tanto si operan en tu sector como si hablan de temas específicos. Busca temas como "Pequeñas empresas" y "Propietarios de pequeñas empresas" para encontrar grupos de encuentro cerca de ti.
  • Backstage Capital es una comunidad de inversores, mentores y emprendedores centrada en el apoyo a los fundadores negros y a los grupos escasamente representados en el ámbito empresarial (solo disponible en inglés).
  • Build Black de Shopify es una serie de conversaciones que reúne a las principales mentes empresariales de raza negra para hablar de cómo empezar y de las claves del éxito (solo disponible en inglés). 

3. Familiarízate con las herramientas y aplicaciones gratuitas

Todos los propietarios de pequeñas empresas desearían tener más tiempo y recursos a su disposición.

Pero hoy en día, lo gratuito está al alcance de la mano. No contrates empleados ni compres software caro hasta que hayas probado algunas herramientas por ti mismo y sepas exactamente lo que estás buscando.

Al principio, céntrate en experimentar, ver lo que funciona y lo que no, aclarar y repetir. 

  1. Algunas herramientas y aplicaciones gratuitas populares que puedes consultar: 
  2. Hatchful te ayuda a crear logotipos y activos de redes sociales de aspecto profesional, sin necesidad de tener experiencia en diseño. 
  3. Burst te permite buscar y descargar fotos gratuitas de alta resolución para tu sitio web o para uso comercial. 
  4. Xero y Freshbooks ofrecen servicios de contabilidad, facturación y nóminas pensados para emprendedores, con pruebas gratuitas de 30 días y planes a partir de 9 dólares al mes (solo disponible en inglés). 

✅ BONUS:

Si estás empezando, la lista de herramientas empresariales gratuitas de Shopify incluye desde creadores de logotipos hasta plantillas de órdenes de compra.

Y si ya has decidido lanzar tu tienda en Shopify, la tienda de aplicaciones de Shopify tiene miles de aplicaciones gratuitas para ayudarte a hacer crecer tu negocio en Shopify.

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4. Invierte en la investigación del producto y valida tu idea

Con tu idea de producto en mente, puede que te sientas inclinado a dar el salto a la producción, pero eso puede convertirse en una enorme sangría financiera si no haces ninguna investigación sobre el producto o no validas primero tu idea. 

Si vas a fabricar tu propio producto, deberías pasar la mayor parte de tu primer año invirtiendo en investigación y desarrollo.

Y una vez que tengas un prototipo, tienes que validar que a otras personas les guste tanto como a ti.

>> La validación del producto garantiza que estás creando un producto que la gente quiere y pagará por él, para que no pierdas tiempo, dinero y esfuerzo en una idea que no se venderá. 

Hay varias formas de validar tus ideas de producto, entre ellas:

  • Habla de tu idea con familiares y amigos
  • Envía una encuesta online para obtener opiniones
  • Inicia una campaña de crowdfunding
  • Pide opiniones en foros como Reddit
  • Investiga la demanda online mediante Google Trends
  • Lanza una página de "próxima aparición" para medir el interés a través de las inscripciones por correo electrónico o los pedidos anticipados.

En el mismo estudio sobre el coste de crear una empresa, descubrimos que las empresas que no dedicaron suficiente tiempo a la investigación y validación del producto.

Se lanzaron a la creación de la marca y la comercialización del mismo, gastaron el doble de dinero cuando tuvieron que revisar inevitablemente los diseños de sus productos más adelante. 

En retrospectiva, deberíamos haber dado un paso atrás y averiguar cómo diseñar nuestros [trajes de baño] de forma correcta

Esto es lo que dice Marcia Hacker, fundadora de Sauipe Swim.

"Nos precipitamos y tuvieron que pasar muchos años para compensarlo, y financieramente todavía estoy pagando muchos de esos primeros errores. Invertimos mucho en el embalaje y la fotografía del producto, sin tener la base. Nos distrajimos con las cosas brillantes.

Así que, primera lección: no hay que precipitarse en la investigación de productos. Evalúa tu mercado.

Siga a los competidores de éxito durante unos meses y ve cómo hacen las cosas. Luego invierte en cosas brillantes".

5. Mantén un presupuesto de marketing bajo y haz un seguimiento exhaustivo

El marketing de las empresas emergentes es complicado, especialmente si los recursos y la experiencia son limitados.

Mantén un presupuesto de marketing bajo y haz un seguimiento exhaustivo

Incluso si los recursos no son limitados, invertir dinero en anuncios pagados no garantiza las ventas. 

En nuestra investigación sobre el coste de crear una empresa, descubrimos que las empresas que gastaron más en marketing durante su primer año obtuvieron menos ingresos. Como regla general, es conveniente gastar entre el 5% y el 8% del presupuesto total en marketing durante el primer año. 

“En nuestro estudio sobre el coste de creación de una empresa, descubrimos que las empresas que gastaron más en marketing en su primer año obtuvieron menos ingresos”.

Asegúrate de que has cubierto las siguientes bases antes de poner en marcha cualquier campaña sofisticada:

  • Elige los canales de redes sociales adecuados para tu marca. Y una vez que hayas elegido las plataformas, asegúrate de que tu marca aparezca de forma coherente y constante en todas ellas. 
  • Optimiza tu sitio web para las ventas. Un cliente sólo tarda un segundo en formarse una impresión de tu sitio web. Todo, desde la navegación de la página de inicio hasta la velocidad del sitio, pasando por la experiencia de pago, debe estar en su punto. 
  • Hazc recer tu lista de correo electrónico. Puedes enlazar con ofertas en tu sitio web que capten registros de correo electrónico (por ejemplo, un 15% de descuento por registrarte), o utiliza tus cuentas de redes sociales para organizar un sorteo gratuito a cambio de información de contacto. Incluso puedes empezar a hacer esto antes del lanzamiento con tu página "próximamente". 
  • Premiar la fidelidad. Es más asequible ganar dinero con los clientes fieles que encontrar nuevos clientes. Considera la posibilidad de crear un programa VIP para tus clientes fieles y ofréceles descuentos por sus recomendaciones. 
  • Haz promoción cruzada con marcas complementarias. La promoción cruzada te permite asociarte con empresas afines que pueden comercializar tus servicios, a cambio de que tú comercialices los suyos, sin coste alguno para ninguno de los dos. 
  • Conoce a los micro influenciadores de tu mercado. ¿Hay algún influenciador local en tu espacio que pueda estar interesado en tu producto? Ofréceles regalos a cambio de una mención en su plataforma. 
  • Identifica las métricas clave de rendimiento (y haz un seguimiento de ellas). Es conveniente que te familiarices con Google Analytics para ver el rendimiento de tu sitio web y dónde estás perdiendo clientes. Y si estás realizando campañas de pago, calcular los costes de adquisición de clientes es una forma de ver si tus esfuerzos de marketing están funcionando.

6. Planifica una buena estrategia de envío

En la era de los envíos gratuitos, los pequeños comercios se ven presionados en su intento de seguir siendo competitivos frente a empresas como Amazon.

Mientras que las grandes marcas con grandes volúmenes de envío pueden negociar tarifas más bajas con los transportistas, las pequeñas empresas con menores volúmenes de envío no tienen poder de negociación.

Por lo general, eso significa que tienen que conformarse con tarifas altas y absorber los costes de envío si quieren ofrecer a sus clientes un envío asequible. 

Guía gratis: Preparación y envío de mercadería

Desde decidir cuánto cobrar a tus clientes, a entender sobre seguros y seguimiento de envíos, esta guía completa te acompañará paso a paso durante todo el proceso.

Así que, antes de hacer nada, pregúntate: 

  • ¿Vas a trasladar el coste total del envío a tu cliente, a cobrar una tarifa plana o a absorber los gastos de envío? 
  • ¿Vas a obtener un embalaje gratuito de un transportista o vas a utilizar un embalaje de marca? 
  • ¿Vas a realizar envíos internacionales?
  • ¿Vas a asegurar y rastrear los paquetes? 

La respuesta a estas preguntas influye en los costes totales, por lo que comprenderlas desde el principio te permitirá asignar suficiente dinero para los envíos. 

Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas tienen que negociar ellos mismos las tarifas con cada transportista individualmente. 

7. Conoce tus obligaciones fiscales (o contrata a alguien que lo haga)

Las leyes y normativas fiscales son complejas y pueden cambiar a menudo, por lo que estar al tanto de tus obligaciones fiscales es fundamental si quieres evitar sanciones o multas cuantiosas. Además, entender las leyes fiscales significa que puedes aprovechar algunos ahorros reales de costes. 

Hay muchas maneras de que las pequeñas empresas reduzcan legalmente sus impuestos. Algunos consejos para tener en cuenta en tu primer año: 

  • Conserva los recibos de tu negocio. La tarifa de aparcamiento de camino a la cita con un cliente, el café que has tomado camino a la oficina... todos estos pequeños gastos se acumulan con el tiempo y pueden ser contabilizados como gastos de la empresa si conservas los recibos. 
  • Encuentra deducciones para tu negocio en tu propia casa. Si diriges tu negocio desde casa, puedes deducir una parte de los gastos relacionados con el hogar, como la calefacción, la electricidad y otros gastos de mantenimiento del hogar. 
  • Contrata a un familiar. Consulta con Hacienda si estás en España o la Agencia Fiscal del país en el que vives para ver qué opciones tienes. 

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Aun así, te aconsejamos encarecidamente que consultes con un profesional especializado en impuestos para que te ayude a navegar por las leyes y políticas fiscales de tu empresa.

De hecho, al entrevistar a propietarios de empresas para nuestra investigación sobre el coste de crear una empresa, "contratar a un contador" fue un consejo que se repitió para los nuevos empresarios.

Un empresario lo expresó así:

"Me di cuenta de que tenía dos opciones: Podía seguir llevando la contabilidad y los impuestos yo mismo para ahorrar dinero.

Esto me costaría unos cuantos días de trabajo, noches de insomnio y el partido de fútbol de mi hijo, o podía contratar a un contable que lo hiciera en 30 minutos y me devolviera tiempo para centrarme en mi negocio." 

 



 

Publicado por Pablo Golán, editor del blog de Shopify en español y responsable de marketing de contenidos para España y Latinoamérica.

Texto original de Roxanna Voidonicolas. Traducción a cargo de Liz Leancole. Ilustración por Isabella Fassler.

 

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