Aplicaciones de gestión del tiempo: las 14 mejores en 2025

Seas como seas, seguro que desearías que el día tuviera más horas. El tiempo es un recurso valioso: no puedes dejar de usarlo ni encontrar más, pero lo necesitas para hacer absolutamente todo. Desde programar reuniones hasta cumplir con pedidos, el tiempo está detrás de cada aspecto de dirigir un negocio, y no puedes permitirte gestionarlo mal.

La gestión ineficaz del tiempo puede tomar muchas formas. Ya sea procrastinación, distracciones personales o proyectos que llevan más tiempo del que deberían, hay montones de cosas que desperdician nuestro tiempo cada día. El tiempo perdido significa fechas límite apresuradas, un desequilibrio entre trabajo y vida personal, y más estrés y ansiedad.

Al final, la clave está en usar el tiempo que tienes de manera más efectiva. Afortunadamente, existen muchas oportunidades para gestionar mejor tu tiempo. Aquí tienes 15 aplicaciones de gestión del tiempo para ayudarte a liberar tu horario, encontrar tiempo para tu vida personal y concentrarte en hacer tu trabajo.

Las mejores aplicaciones de gestión del tiempo

1. Clockify
2. Evernote
3. Asana
4. Dropbox
5. LastPass
6. Toggl Track
7. RescueTime
8. Trello
9. MyLifeOrganized
10. Focus@will
11. Todoist
12. Remember the Milk
13. Harvest
14. TimeCamp

1. Clockify

El mejor software de gestión del tiempo para empresas con equipos híbridos

Clockify es un software de seguimiento de tiempo utilizado por más de 10 millones de personas. Es una aplicación muy popular con un rastreador y planillas que te permite hacer un seguimiento de las horas de trabajo en diferentes proyectos. 

Clockify está disponible para un número ilimitado de usuarios, completamente gratis. Funciona en tu navegador, pero también puedes instalarlo en tu teléfono u ordenador para mayor comodidad.

Todo el mundo usa Clockify: pequeñas empresas, autónomos, creadores, ONG y empresas Fortune 500. Si quieres funciones adicionales como gastos, notificaciones o la capacidad de programar informes, puedes actualizar a Pro por solo 7,99 $ (unos 6,90 €) por usuario al mes, facturados anualmente.

Funciones principales:

• Número ilimitado de miembros del equipo y funciones gratuitas.
• Planillas altamente precisas con funciones avanzadas.
• Informes y visualizaciones para entender datos e insights.
• Aplicación móvil disponible para iOS y Android.
• Extensión del navegador con inicio/parada automática, recordatorios, temporizador Pomodoro y más, para Google Chrome, Firefox o Microsoft Edge.

Calificación G2: 4,5/5 estrellas

2. Evernote

La mejor herramienta de gestión del tiempo para tomar notas

Evernote es la primera (y posiblemente la mejor) aplicación para tomar notas hasta la fecha. Te ayuda a capturar y gestionar ideas, ejemplos y listas de tareas para que nunca pierdas el ritmo. Con Evernote, puedes:

• Crear notas.
• Escanear imágenes.
• Tomar notas de voz.
• Adjuntar documentos.
• Capturar clips de la web.

Evernote te ayuda a organizar todo, desde tiempo personal hasta proyectos, en un solo lugar. Su función de búsqueda te permite encontrar toda esta información a través del reconocimiento de palabras escritas a mano, imágenes o archivos adjuntos. Puedes acceder desde tu ordenador, tablet o teléfono, incluso sin conexión.

Funciones principales:

• El panel de inicio te permite ver el contenido relevante de manera simple y organizada.
• Crear y organizar tareas dentro de las notas para seguir fácilmente listas de tareas pendientes.
• Integración con Google Calendar para ver próximos eventos y notas relacionadas.
• Tamaño máximo de nota de 200 megabytes para almacenar fotos de alta resolución y presentaciones.
• Atención personalizada para resolver problemas.

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

3. Asana

El mejor software de gestión del tiempo para administración de tareas

Los fanáticos de la productividad adoran a Asana. Es una de las mejores herramientas de colaboración para ayudar a las empresas a gestionar diferentes tareas. Tiene una curva de aprendizaje, pero vale la pena la inversión una vez que le coges el ritmo. 

No ofrece herramientas de presupuesto o seguimiento de gastos, pero es excelente para gestionar tareas, flujos de trabajo y varios proyectos.

Es muy fácil crear tareas y subtareas para proyectos, así como asignarlas con fechas de vencimiento y ver visualmente todo el flujo de trabajo. Asana también tiene una comunidad sólida y activa que puede resolver problemas o explicar formas de usar el software.

Funciones principales:

• Diseño rápido, flexible y moderno.
• Organizar el trabajo en proyectos compartidos como listas o tableros kanban.
• Establecer, seguir y gestionar objetivos.
• Crear equipos para organizar proyectos y conectar compañeros con un calendario compartido y conversaciones.
• Integración con Slack para crear, completar y editar tareas directamente desde la aplicación de mensajería.

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

4. Dropbox

Las mejores herramientas de gestión del tiempo para almacenamiento en la nube y compartir archivos

Dropbox es un servicio de almacenamiento de archivos simple y fiable con funciones avanzadas de colaboración. Es más caro que ofertas similares como Google Drive, pero tiene muchas integraciones para trabajar con tu conjunto de herramientas existente. Todos los archivos se almacenan en la nube.

Dropbox también ofrece carpetas de escritorio sincronizadas para que puedas acceder a archivos desde cualquier lugar. La empresa siempre está añadiendo nuevos servicios como firmas digitales e integraciones para ayudarte a trabajar mejor. La versión gratuita proporciona dos gigabytes de espacio de almacenamiento. Si necesitas más, puedes comprar un plan de pago y obtener hasta dos terabytes de espacio.

Funciones principales:

• Gestionar y acceder a documentos en un solo lugar para mantenerte organizado.
• Compartir actualizaciones de documentos en tiempo real y conectar con tus equipos y herramientas.
• Proteger archivos con contraseña, establecer permisos y restaurar/recuperar ediciones importantes.

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

5. LastPass

El mejor gestor de protección de contraseñas

Si diriges un negocio online, es probable que uses docenas de herramientas y servicios diferentes. Y todos tienen credenciales de acceso distintas. Es imposible recordar cada contraseña, y se considera arriesgado tener la misma contraseña para cada servicio.

LastPass resuelve este problema. Se acabaron los días de gestionar contraseñas manualmente. LastPass te da una forma segura de crear, gestionar y almacenar tus contraseñas para que nunca tengas que hacer clic en "¿Olvidaste tu contraseña?", otra vez.

Con la extensión del navegador de LastPass, automáticamente completarás contraseñas cuando estén guardadas en tu gestor de contraseñas.

Funciones principales:

• Fácil de usar, desde su encriptación segura hasta las funciones de compartir contraseñas y autocompletado.
• Protege tu negocio y los datos de empleados de hackeos.
• Ahorra tiempo recordando los detalles de acceso de cada cuenta de la empresa.

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

6. Toggl Track

La mejor aplicación de gestión del tiempo para hacer un seguimiento automático del tiempo y ver horas facturables

Toggl Track es una aplicación que puedes usar para rastrear el tiempo dedicado a tareas, así como para añadir entradas manualmente. Mantén tus entradas organizadas por equipo, cliente, proyecto o etiqueta. Añade notas a la descripción para recordar qué estabas haciendo más tarde.

Si estás gestionando un equipo, puedes invitarlos a tu proyecto y gestionar el tiempo de todos desde un solo lugar. Los informes detallados te mostrarán a qué estás dedicando más tiempo. Los usuarios de pago también obtienen insights detallados de Toggl sobre cómo optimizar mejor su tiempo en base a su registro.

Toggl está disponible en iOS y Android, así como MacOS. Hay una versión gratuita, o puedes pasar a una cuenta Starter (9 € por usuario al mes), Premium (18 € por usuario al mes) o Enterprise (precio personalizado).

Funciones principales:

• Ver a qué dedica tiempo cada miembro del equipo y encontrar formas de optimizar el tiempo dedicado a esas tareas.
• Revisar tu semana, mes o incluso año para ver qué te ha estado frenando durante períodos prolongados.
• Monitorizar todo, en todas partes, con aplicaciones móviles, aplicaciones de escritorio y extensiones de navegador que te permiten sincronizar Toggl entre dispositivos.

Calificación G2: 4,6/5 estrellas

7. RescueTime

El mejor software de gestión del tiempo para medir y monitorizar la productividad

RescueTime es una aplicación de seguimiento de tiempo que registra cómo y dónde pasas tu tiempo online. La aplicación de productividad analiza todo lo que haces en un día, desde qué otras aplicaciones usas hasta cuánto tiempo pasas en tus sitios web favoritos.

Si quieres eliminar las distracciones de tu vida y hacer tu trabajo más rápido, RescueTime es una forma fantástica de descubrir exactamente qué comportamientos te han estado frenando. Para ayudarte a concentrarte en alcanzar tus objetivos, RescueTime Premium puede incluso bloquear temporalmente tus sitios web de procrastinación favoritos.

RescueTime está disponible para iOS, Android, OS X, Windows y Linux. RescueTime Lite es gratuito, o puedes pagar 12 $ (unos 10,40 €) al mes, o 78 $ por el año completo (unos 67,50 €), para acceder a funciones Premium.

Funciones principales:

• Te impide perder tiempo, con recordatorios que te alertan cuando estás dedicando demasiado tiempo a una tarea específica.
• Te ayuda a entender cómo has pasado el día proporcionándote informes detallados y aspectos destacados diarios.
• Te ayuda a hacer las cosas más rápido porque encuentra nuevas formas de organizar tu día e invertir tu tiempo adecuadamente.

Calificación G2: 4,1/5 estrellas

8. Trello

El mejor software de tablero kanban para gestionar tareas

Trello es una aplicación web flexible de gestión de proyectos que te permite clasificar fácilmente tus tareas y colaborar con tus compañeros de equipo. En lugar de perderte en un lío de correos electrónicos o una hoja de cálculo confusa, Trello visualiza tus proyectos como listas fijadas a tablones de anuncios digitales.

Cada lista está hecha de publicaciones individuales llamadas tarjetas, que pueden representar cualquier cosa, desde tareas hasta ideas y objetivos. Los miembros del equipo pueden añadir comentarios, archivos adjuntos, listas de verificación y etiquetas personalizadas a las tarjetas, de modo que todo el mundo está al día.

Tanto si buscas una forma de monitorizar el progreso de grandes proyectos como si quieres organizar tu última sesión de lluvia de ideas, Trello puede personalizarse para adaptarse a tu equipo.

Trello está disponible en iOS y Android, así como Mac y Windows. Hay una versión gratuita, o puedes acceder a más funciones con una cuenta Business Class o Enterprise.

Funciones principales:

• Trello es completamente personalizable: cada negocio es diferente y Trello se adapta a tus necesidades, cualesquiera que sean.
• Te mantiene organizado consolidando todos tus proyectos y comunicación del equipo en un solo entorno.
• Trello hace que los proyectos sean fáciles de seguir y te permite ver flujos de trabajo completos de un vistazo.

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

9. MyLifeOrganized

El mejor organizador y gestor de tareas para la vida personal

MyLifeOrganized es más que solo una lista de tareas pendientes. Usa la aplicación de planificador diario para arrastrar y soltar, marcar con una estrella, señalar y organizar tareas fácilmente en una interfaz simple y elegante. Si una de tus tareas es tan grande que resulta desalentadora, usa la aplicación para crear subtareas que te ayuden a motivarte para hacer progresos.

Algunas de las funciones de pago de MyLifeOrganized incluyen listas inteligentes automatizadas: esencialmente, la aplicación usa las fechas límite, tareas y priorizaciones que has puesto para determinar qué elementos necesitan tu atención inmediata. 

También puedes usarla para establecer recordatorios basados en la ubicación, así la aplicación te avisará cuando estés cerca de una de tus ubicaciones indicadas.

MyLifeOrganized está disponible para iOS, Android y Windows. Hay varias opciones de precios disponibles, desde gratuito hasta 59,95 $ (unos 52 €).

Funciones principales:

• Deja que MyLifeOrganized te mantenga centrado en la tarea. En lugar de estar monitorizando tu progreso tú mismo, la aplicación dividirá grandes proyectos en pasos más digeribles y te avisará cuando necesites hacer algo de inmediato.
• Añade rápidamente nuevas tareas sin entrar en la aplicación. Envía un correo electrónico a MyLifeOrganized y la aplicación se encargará del resto.
• Mantente centrado en la tarea en todos los dispositivos. Los suscriptores de pago también obtienen acceso en la nube.

10. Focus@will

La mejor aplicación de productividad que combina neurociencia y música para mejorar la concentración

Focus@will es una aplicación única de gestión del tiempo, porque lo que hace es ayudarte a maximizar tu tiempo. La aplicación reproduce música y sonidos relajantes, que están científicamente probados para aumentar la productividad y la concentración.

Elige listas de reproducción basadas en lo que haces (si eres emprendedor o estudiante) o el tipo de estudiante y trabajador que eres (creativo o lógico). Según la empresa, hay un tipo específico de música para cada individuo, que “hará que fluya". Al introducir un poco de información sobre ti mismo, Focus@will elegirá música optimizada para ti. ¡Luego dale al Play y ponte a trabajar!

Focus@will está actualmente disponible para Android, MacOS e iOS. Puedes registrarte para una cuenta individual a 7,49 $ (unos 6,50 €) al mes si pagas por todo el año, o 9,99 $ (unos 8,70 €) al mes si se factura mensualmente. También hay cuentas de equipo disponibles.

Funciones principales:

• Está completamente personalizado para tu estilo único de productividad. Encuentra la música y sonidos que te hacen dar lo mejor de ti.
• Focus@will ha leído estudios y realizado algunos propios (artículo en inglés). El consenso común es que puedes aumentar tu productividad hasta cuatro veces.
• Usa Focus@will en todos los dispositivos, sin interrupciones. Tanto si trabajas desde casa como si lo escuchas con auriculares en la oficina, puedes continuar donde lo dejaste.

11. Todoist

La mejor aplicación de gestión de tareas para mantener las tareas organizadas y alcanzar tus objetivos

Todoist es otra aplicación de gestión de tareas y organizador que puede ayudarte a mantenerte al día con todo lo que necesita hacerse. También puedes usar la vista de calendario para echar un vistazo a tu semana o mes por delante.

Añade hábitos diarios y tareas recurrentes y fechas límite para no tener que introducir manualmente tareas repetitivas cada vez. Usa priorización codificada por colores y obtén la satisfacción de ver tu progreso y cómo te vas acercando a acabar tareas.

Todoist está disponible en Android, iOS, Mac, Windows, Apple Watch y como extensión de navegador. Como muchas de estas aplicaciones de gestión del tiempo, Todoist tiene opciones gratuitas y de pago. Todoist Pro está disponible a partir de 4 € al mes para cuentas individuales, y las cuentas Business están disponibles a partir de 6 € al mes por usuario.

Funciones principales:

• Todoist se integra con cientos de aplicaciones, para que puedas mantenerte al día con todo lo que estás haciendo.
• Delega algunas de tus tareas con las funciones de delegación de equipo de Todoist.
• Todoist tiene varias plantillas para elegir, así no necesitas empezar desde cero para construir tu panel de lista de tareas pendientes.

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

12. Remember the Milk

La mejor aplicación de gestión del tiempo para estudiantes y vida personal

¿Alguna vez has ido corriendo al supermercado a por leche y has comprado de todo menos leche? Esa es la premisa sobre la que se construyó Remember the Milk, y se ha expandido más allá de solo listas de compras de supermercado. Esta aplicación de gestión del tiempo te ayudará a mantenerte al día con la leche y mucho más.

Remember the Milk es una aplicación de lista de tareas pendientes que te permite organizar tareas por etiquetas codificadas por colores, así como dividir proyectos más grandes en subtareas. Sube archivos de Google Drive o Dropbox y comparte tus listas con otros para que estéis todos al día. La aplicación puede enviar recordatorios por correo electrónico, texto, mensajería instantánea e incluso Twitter.

Remember the Milk está disponible para Android, iOS, Mac, Windows y como extensión de navegador. Hay una versión gratuita disponible, y el acceso de pago está en 49,99 $ (unos 43,40 €) al año.

Funciones principales:

• Organiza múltiples listas de tareas y usa la función Smart Lists de la aplicación para crear nuevas listas basadas en búsquedas.
• Mantente conectado incluso cuando no estés: Remember the Milk se sincroniza en todos los dispositivos, incluso cuando están sin conexión.
• Nunca dejes de crear listas: Remember the Milk te permitirá crear un número ilimitado de listas, ¡así que no te cortes!

Calificación G2: 4,4/5 estrellas

13. Harvest

La mejor aplicación de seguimiento de tiempo para empresas en crecimiento

Harvest es una aplicación de seguimiento de tiempo y gastos que puede ayudarte a cambiar tu mentalidad y empezar a pensar en el tiempo como un recurso finito. La aplicación tiene funciones robustas de seguimiento del tiempo, y comparte informes visuales fáciles de entender que muestran a qué está dedicando tiempo tu equipo.

La aplicación se integra con montones de otras herramientas, como Asana, Trello y GitHub, entre otras. Además, puede ayudarte a monitorizar el tiempo facturable para que puedas asegurarte de contabilizar cada minuto.

Puedes descargar Harvest en dispositivos iOS, Android, Mac y Windows. También hay varias extensiones de navegador disponibles. Harvest Pro cuesta 11 $ (unos 9,50 €) por usuario al mes.

Funciones principales:

• Harvest te ayuda a que a cobrar monitorizando el tiempo facturable y permitiéndote crear instantáneamente las facturas correspondientes para enviarlas a tus clientes.
• Planifica para el futuro con la funcionalidad de pronóstico y asegúrate de que tú y tu equipo tengáis suficiente tiempo para completar todos los proyectos planificados.
• Comprueba si los proyectos están dentro del presupuesto de un vistazo.

Calificación G2: 4,3/5 estrellas

14. TimeCamp

La mejor herramienta para gestionar múltiples proyectos y equipos

TimeCamp te ayuda a monitorizar tus horas de trabajo, gestionar proyectos y mejorar la productividad dándote insights detallados sobre cómo empleas tu tiempo. Las personas que trabajan en múltiples proyectos y necesitan asignar su tiempo eficientemente, como propietarios de pequeñas empresas y autónomos, suelen usar esta aplicación.

TimeCamp tiene una interfaz intuitiva que es fácil de usar, así que es perfecto tanto para aquellos nuevos en software de seguimiento de tiempo como para veteranos. 

Puedes registrar tu tiempo automáticamente contra tareas o proyectos específicos en base a tu actividad usando seguimiento de palabras clave. Además del registro manual, TimeCamp también ofrece opciones de seguimiento automático.

Funciones principales:

• Ofrece hojas de tiempo visuales que hacen más fácil registrar las horas y entender cómo se está empleando el tiempo.
• Más allá de solo monitorizar las horas de trabajo, TimeCamp también ofrece funciones para monitorizar la asistencia de los empleados, las llegadas tardías, las salidas tempranas y el tiempo libre, lo que puede ser esencial para fines de RR. HH.
• Puedes establecer presupuestos para proyectos y monitorizar gastos, lo que facilita gestionar las finanzas del proyecto.

Calificación G2: 4,7/5 estrellas

Ventajas de usar aplicaciones de gestión del tiempo

Es cierto que puedes ser productivo sin usar una aplicación especial de gestión del tiempo, y muchos propietarios de negocios empiezan con solo estimaciones aproximadas. Pero a medida que creces y contratas empleados, si no tienes una aplicación de seguimiento de tiempo te encontrarás con algunos obstáculos.

Un software especializado de gestión del tiempo te ayuda a monitorizar el trabajo desde lejos y mejora la comunicación general entre tú y los empleados. Aquí tienes algunas formas clave en que te ayuda a dirigir un negocio online rentable:

• Medir tiempo y productividad. Con funciones como el seguimiento del tiempo, automatizaciones integradas, informes detallados y más, puedes obtener insights sobre cómo trabaja tu equipo y eliminar pérdidas de tiempo. También te ayuda a arreglar cuellos de botella, para que los equipos puedan ser más productivos.
• Colaborar mejor en equipo. Las herramientas de gestión del tiempo te ayudan a priorizar tareas y trabajar de manera más inteligente. Funciones como flujos de trabajo estilo Kanban hacen fácil coordinar tareas y equipos. Todos saben qué tareas están en progreso, qué está terminado y qué necesita hacerse después.
• Mejores estimaciones de costes de proyecto. El seguimiento del tiempo te ayuda a entender cuánto cuesta realmente un proyecto. Puedes ver las horas facturables de todos los participantes de un proyecto y encontrar áreas de mejora. Esto también te ayuda a crear mejores estimaciones para proyectos futuros y ahorrar dinero.
• Entender tu capacidad. Tus equipos probablemente están trabajando en varios proyectos diferentes a la vez. A medida que creces, necesitarás entender mejor la capacidad de tus equipos y cuánto tiempo lleva completar ciertas tareas. Te muestra quién está trabajando en exceso y en qué puntos los gerentes pueden equilibrar el esfuerzo del equipo para trabajos futuros.

Cuando tienes muchas personas trabajando en diferentes proyectos, o simplemente quieres gestionar mejor tu propio tiempo, una herramienta de gestión del tiempo es la elección correcta.

La gestión del tiempo es oro

Usar tu tiempo eficazmente no es solo la clave para una vida más productiva, también es el secreto para una vida más feliz.

Es fácil perderse en el trabajo, especialmente si no estás gestionando tu tiempo efectivamente. Es uno de los desafíos a la hora de emprender. Podrías perderte oportunidades de pasar tiempo de calidad con tus amigos y familia. Mantener un equilibrio adecuado entre trabajo y vida personal está en el corazón de tu éxito personal y profesional, así que necesitas hacer el mejor uso de tu tiempo siempre que sea posible.

Con estas aplicaciones de gestión del tiempo en tu conjunto de herramientas, estarás mejor equipado para optimizar tu vida y conseguir más productividad y menos estrés.