Análisis de brechas en 2025: guía paso a paso

El esfuerzo, lo que la ganadora de la Beca MacArthur Angela Duckworth denominó “determinación”, es fundamental para el éxito.

Sin embargo, lo que realmente libera el potencial no es tanto la fuerza bruta como el reconocimiento claro de dónde estás, y una visión de hacia dónde quieres ir.

En los negocios, este proceso para liberar el potencial y crear un plan de acción se conoce como análisis de brechas. En este artículo encontrarás una guía completa para que aprendas a realizarlo paso a paso. 

¿Qué es un análisis de brechas?

Un análisis de brechas es un método para identificar las diferencias entre el rendimiento actual de una empresa y su rendimiento deseado. Este análisis puede ser cuantitativo o cualitativo y suele realizarse antes de una iniciativa para cerrar las brechas.

Un análisis de brechas convierte tus objetivos en un plan. Por ejemplo, en lugar de decir que quieres “crecer más rápido”, puedes determinar el estado actual de tu negocio y diseñar la hoja de ruta para llegar allí. Un ejemplo concreto sería: “aumentar la conversión en un 15 % en seis meses mediante mejoras en el flujo de compra y la automatización del correo electrónico”.

Análisis de brechas vs. evaluación del estado actual

Una evaluación del estado actual documenta dónde se encuentra tu negocio ahora mismo. El análisis de brechas compara el estado actual con un objetivo futuro y determina la distancia entre ambos.

La evaluación te dice dónde estás, mientras que el análisis de brechas te muestra hacia dónde te diriges y cómo cerrar la brecha.

Ejemplo:

Una marca de estilo de vida descubre que su tiempo promedio de pedido a envío es de 72 horas (evaluación del estado actual). Su objetivo es completar el cumplimiento el mismo día. Al realizar un análisis de brechas se identifican tres obstáculos:

• Su sistema de gestión de almacenes (WMS) no está integrado con el ERP.
• Los pedidos se liberan en oleadas una vez al día.
• El almacén tiene poco personal los fines de semana.

La marca asigna soluciones con cronogramas y estimaciones de coste:

• Implementar una API WMS-ERP en tiempo real para que los pedidos fluyan al almacén continuamente en lugar de en oleadas diarias (coste: 40.000 €).
• Convertir a picking dinámico por zonas con paredes put-to-light para reducir el tiempo de desplazamiento a la mitad (coste: 25.000 €).
• Asociarse con un proveedor 3PL para el personal de fin de semana (coste: 12.000 € mensuales).

Estas mejoras reducen el tiempo de pedido a envío y ayudan a alcanzar el objetivo de cumplimiento el mismo día.

Comprender el análisis de brechas en investigación

La metodología de análisis de brechas tiene muchos nombres: evaluación de necesidades, análisis de necesidades o análisis de brechas de necesidades. Independientemente de cómo lo llames, el principio central sigue siendo el mismo: identificar y luego encontrar soluciones a los problemas que frenan tu negocio.

El análisis de brechas aborda dos preguntas:

• Rendimiento: ¿Dónde está tu negocio?
• Potencial: ¿Dónde quieres que esté?

Aunque el proceso comienza con una mirada interna al rendimiento actual frente al potencial, no se detiene ahí. El análisis de brechas también debe incluir fuentes externas como referencias del sector y el panorama competitivo de tu mercado para determinar tu estado deseado.

Este tipo de análisis de 360 grados puede realizarse tanto a nivel estratégico como operativo. Puedes analizar tus objetivos empresariales generales o profundizar en varios procesos o departamentos.

Después de pasar por la primera fase del análisis de rendimiento frente a potencial, quizá descubras que tus resultados superan las expectativas. Lo mismo puede ocurrir si toda tu empresa está experimentando un crecimiento acelerado.

En esos casos, el objetivo cambia de encontrar problemas a identificar factores de éxito que puedan repetirse, aplicarse a otras áreas de tu negocio y, finalmente, escalar.

Independientemente de lo que estés evaluando, ya sean problemas o éxitos, recursos humanos o funciones logísticas, el proceso real de llevar a cabo el análisis de brechas es el mismo.

Tipos de análisis de brechas

Los análisis de brechas pueden darse de varias formas, como:

• Análisis de brechas de competencias: cuando las capacidades de tu fuerza laboral no alcanzan lo necesario para lograr objetivos futuros. Puedes cerrar estas brechas mediante contratación específica, programas de reciclaje profesional o rediseño de roles.
• Análisis de brechas de mercado: ocurren cuando las necesidades de los compradores o segmentos permanecen desatendidas por el panorama competitivo actual. Puedes cerrar estas brechas con un nuevo posicionamiento, modificando precios o lanzando una nueva oferta.
• Análisis de brechas de producto: surgen cuando una funcionalidad, variante o rango de precios está ausente de tu línea a pesar de una clara demanda de los clientes.
• Análisis de brechas de rendimiento: aparecen cuando los KPI reales, como la tasa de conversión o el tiempo de entrega, no alcanzan los objetivos internos. Puedes reducirlas con un análisis de brechas de rendimiento, seguido de la implementación de las correcciones con mayor retorno de la inversión (ROI).
• Análisis de brechas estratégicas: se manifiestan cuando la visión de una organización es clara, pero los recursos, la cultura o los procesos de apoyo van rezagados. Puedes cerrar estas brechas alineando presupuestos, incentivos y responsabilidad del liderazgo con objetivos a largo plazo.

Por qué importa el análisis de brechas

La IA está ayudando a las empresas a moverse más rápido que nunca. De hecho, el 78 % de las empresas encuestadas usan IA en al menos una función empresarial. Este aumento en la adopción está empujando a los negocios a cerrar brechas de rendimiento continuamente para mantenerse competitivos.

En la Encuesta Pulse de PwC de junio de 2024, el 73 % de los líderes de productos industriales cree que su competidor promedio estará fuera del mercado en 10 años si no reinventa su modelo operativo, lo que muestra cómo las implicaciones de las brechas de ejecución no abordadas pueden volverse existenciales.

Un análisis de brechas de rendimiento te da un método repetible para reducir la distancia entre objetivos y rendimiento diario. Cuando cada brecha tiene un coste y una prioridad definidos, los presupuestos fluyen hacia los cuellos de botella con retorno medible en lugar de proyectos llamativos que se quedan en un piloto. 

Cómo realizar un análisis de brechas de rendimiento

La tentación con el proceso de análisis de brechas es comenzar pensando en grande. Desafortunadamente, cuando intentas abordar demasiado a la vez y hacer que todo mejore al mismo tiempo, los recursos se estiran demasiado.

En su lugar, prioriza las áreas donde existe el mayor impacto positivo potencial o experimentas más dificultades.

Esto podría ser cualquiera de estos factores:

1. Números de ventas.
2. Satisfacción del cliente.
3. Tasas de retención.
4. Tiempos de envío.
5. Retornos de marketing.
6. Costes de fabricación.
7. Expansión internacional.

Una vez que hayas aislado un área lo suficientemente grande para generar impacto, pero lo suficientemente pequeña para comprenderla y gestionarla, tendrás un candidato sólido para el enfoque de tu análisis de brechas.

1. Identifica tus estados

Una vez elegidas las áreas de enfoque, el primer paso es identificar tanto dónde se está actualmente (rendimiento), como dónde se quiere estar en el futuro (potencial).

A modo de ejemplo, se pueden tomar:

• Ventas multicanal como enfoque.
• Canales específicos como canal.
• Ventas mensuales actuales como rendimiento.
• Promedios del sector como potencial.

Tu rendimiento actual

Todo análisis de brechas comienza con una introspección. ¿Dónde te encuentras actualmente dentro del indicador clave de rendimiento (KPI) que estás analizando? La idea es enumerar todos los atributos, en este caso canales, que juegan un papel en el éxito o fracaso.

Los atributos (y, por tanto, el análisis) pueden ser cuantitativos o cualitativos. La clave es ser específico y objetivo al identificar posibles debilidades. Los datos requeridos pueden recopilarse de varias fuentes, dependiendo de qué brecha se esté analizando, entre ellas:

• Promedios del sector.
• Referencias históricas.
• Documentación interna.
• Entrevistas con clientes.

Tu estado potencial

El estado futuro representa la condición ideal en la que quieres que esté tu negocio. Para análisis cuantitativos, como el seguimiento de métricas de ventas, se deben incluir datos del sector o ventas proyectadas (es decir, objetivos).

Al planificar para el futuro, conviene ser muy específico al elegir objetivos dentro de un período determinado (por ejemplo, aumentar las ventas un 40 % en general para finales del tercer trimestre).

Tus brechas

Definidas cuantitativamente, las brechas son directas. ¿Cuáles son las diferencias numéricas entre dónde estás y dónde quieres estar?

Cualitativamente, esto requerirá un poco más de introspección y colaboración.

2. Describe las brechas

Habiendo identificado las brechas, el siguiente paso es describir cada una para comprender mejor las razones detrás de su existencia.

Si actualmente estás por delante de tus objetivos, entonces es un buen momento para analizar qué hizo posibles los resultados exactamente y si hay formas de usar los mismos principios en otras áreas de tu empresa.

Incluso un sistema que funciona bien siempre puede optimizarse, por lo que completar este paso es crucial.

• Brecha: esta es fácil. Simplemente, transfiere las brechas que identificaste en el paso anterior, comenzando primero con las áreas de menor rendimiento. En este ejemplo se muestra el email, porque ahí es donde existe la brecha más amplia entre rendimiento y potencial.
• Descripción: el punto de una descripción de brecha es registrar todos los factores contribuyentes responsables de la brecha. Por tanto, la descripción debe ser consistente con esos estados. Estos pueden ser cuantitativos o cualitativos. Sin embargo, para abordar las razones detrás de las brechas, es mejor que uses descripciones cualitativas.
• ¿Por qué? La pregunta desafiante aquí no es hasta qué punto tu rendimiento real cayó por debajo del objetivo, sino por qué existe la brecha. Para que resulte útil, esta lista debe ser específica, objetiva y relevante al problema en cuestión. Ayuda hacer un brainstorming sobre posibles causas del mal rendimiento, y luego reducirlas usando herramientas como el análisis de “cinco porqués”.

Consejo: antes de hacer una lluvia de ideas sobre soluciones, dedica una hora a descubrir por qué existe la brecha de mayor impacto.

Ejecuta un ejercicio de cinco porqués (sigue preguntando “¿Por qué?” hasta que aparezca la causa raíz) o dibuja un simple diagrama de Ishikawa para mapear cómo las personas, procesos, tecnología y políticas alimentan el problema. Toma nota de cada causa raíz en una hoja de trabajo, las necesitarás para la etapa de solución.

3. Cierra las brechas

El tercer y último paso en un informe de análisis de brechas es hacer una lluvia de ideas sobre todas las posibles soluciones a las brechas y las razones detrás de ellas. Estas soluciones deben ser específicas e impactar directamente en los factores listados en el paso anterior.

Para ello, hay que volver al enfoque multicanal de antes:

Al crear una lista exhaustiva de soluciones a la brecha descrita, es posible pensar de manera amplia y, al mismo tiempo, prepararse para una implementación práctica.

Al formular posibles soluciones, es importante tener en cuenta que puede haber costes de implementación. Estos gastos suelen incluir tiempo, dinero y recursos humanos.

Ejemplos de análisis de brechas

Ecommerce

Los cinco porqués es una técnica iterativa muy usada dentro del análisis de brechas para explorar las relaciones causa-efecto que subyacen a un problema particular. Su objetivo principal es determinar la causa raíz de un problema repitiendo la pregunta “¿Por qué?”, con cada pregunta formando la base para la siguiente.

Aunque esta técnica se llama los cinco porqués, no significa que tengas que preguntar “¿Por qué?” exactamente cinco veces. La idea es repetir el proceso tanto tiempo como sea necesario para identificar la(s) causa(s) raíz. Puede llevar menos o más de cinco porqués antes de llegar al problema subyacente.

En lugar de usar el ejemplo del ecommerce multicanal, se pueden aplicar los porqués a una situación en la que los clientes están descontentos porque reciben productos que no cumplen sus expectativas.

1. ¿Por qué se están enviando productos defectuosos a los clientes?
   Porque el área de fabricación construyó los productos con materiales diferentes de lo que el cliente esperaba basándose en la publicidad.
2. ¿Por qué el área de fabricación construyó los productos con materiales diferentes a los publicitados?
   Porque el gerente de la cadena de suministro acelera el trabajo en la planta de producción llamando directamente al jefe de fabricación para comenzar. Ocurrió un error cuando se estaban comunicando las especificaciones.
3. ¿Por qué el gerente de cadena de suministro llama al jefe de fabricación directamente para iniciar el trabajo en lugar de usar comunicación escrita?
   Porque el formulario de “iniciar trabajo” requiere la aprobación directa del gerente de cadena de suministro antes de que el trabajo pueda comenzar.
4. ¿Por qué el formulario requiere aprobación del gerente de cadena de suministro?
   Porque el fabricante no ofrece una integración digital con la plataforma de ecommerce actual de la empresa.

En este caso, solo se requirieron cuatro porqués para descubrir que una firma sin valor añadido, originada en la falta de integración, causó la brecha.

Análisis de la industria

En investigación enfocada en la industria, el análisis de brechas a menudo consiste en analizar tendencias del mercado, necesidades de los clientes y ofertas de competidores.

Al comprender las necesidades no satisfechas y las oportunidades dentro de la industria, los investigadores pueden desarrollar soluciones y estrategias innovadoras para cerrar estas brechas y crear una ventaja competitiva.

Análisis de brechas de beneficios

Las marcas de ecommerce pueden usar el análisis de brechas de beneficios para identificar áreas donde están teniendo un rendimiento financiero inferior.

Se determina un beneficio objetivo basado en el rendimiento histórico o en referencias del sector. Los beneficios se comparan luego con los objetivos y se identifican áreas de mejora en la generación de ingresos o en la reducción de costes. Las marcas de ecommerce usan este análisis para tomar decisiones estratégicas y mejorar su rentabilidad.

Herramientas y técnicas para el análisis de brechas

Se pueden emplear varias herramientas y técnicas para facilitar el análisis de brechas en investigación, como:

Shopify Sidekick

Sidekick es un asistente de comercio disponible las 24 horas que extrae datos de tu tienda. Todo, desde pedidos, productos, tráfico y comportamiento de los clientes, se dirige a un modelo de datos, y Sidekick puede mostrar información y ejecutar tareas en tu nombre.

Como conoce tu catálogo y rendimiento histórico, puedes preguntarle a Sidekick sobre posibles brechas y obtener respuestas instantáneas. Por ejemplo, puedes:

• Extraer la línea base automáticamente. Pregunta: “¿Cuál fue el tiempo promedio de pedido a envío el trimestre pasado?” Sidekick consulta tus datos de cumplimiento y devuelve el KPI en segundos.
• Comparar contra el objetivo. Solicita: “Compáralo con nuestro SLA de 24 horas y expresa la brecha como porcentaje”. Sidekick calcula y etiqueta el déficit (por ejemplo, un 48 % por encima del objetivo).
• Ejecutar una investigación rápida de la causa raíz. Continúa con: “Enumera los tres principales factores operativos que impulsan este retraso, clasificados por impacto”. Sidekick analiza patrones de marca de tiempo y responde con una razón.
• Generar elementos de acción con costes. Solicita: “Redacta un plan de acción con responsable, cronograma y rangos de costes aproximados para cerrar la brecha en 60 días”. Sidekick produce una tabla que puedes copiar directamente en tu gestor de proyectos.

Análisis FODA

El análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica que ayuda a identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una organización.

Al categorizar factores internos y externos, ayuda a los responsables de la toma de decisiones a planificar y definir estrategias de forma más eficaz. Esta herramienta se usa para establecer objetivos, analizar mercados y evaluar a la competencia.

Sigue leyendo: ¿Cómo se usa un análisis FODA? Plantilla gratuita para análisis FODA

Diagrama de espina de pescado

Un diagrama de espina de pescado, también conocido como diagrama de Ishikawa o diagrama de causa-efecto, es una herramienta visual para identificar y analizar las causas raíz.

Ayuda a los equipos a explorar sistemáticamente los factores que contribuyen, categorizando las posibles causas y mostrándolas en una estructura de “espina de pescado”. 

Muchas empresas usan este tipo de diagrama para la gestión de la calidad, la mejora de procesos empresariales y la resolución de problemas.

Modelo McKinsey 7S

El modelo McKinsey 7S mide el grado en que se alinean la estrategia, la estructura, los sistemas, los valores compartidos, las habilidades y el estilo de una organización.

Estos siete elementos están interconectados para identificar áreas de mejora o cambio. Este modelo se usa para cambios organizativos, fusiones y adquisiciones o para diagnosticar y solucionar problemas de rendimiento.

Modelo Nadler-Tushman

También conocido como el modelo de congruencia, el modelo Nadler-Tushman evalúa el ajuste entre el trabajo, las personas, la estructura y la cultura de una organización.

Esta herramienta analiza la congruencia entre cada uno de los cuatro componentes para identificar brechas, desalineaciones y áreas de mejora. El modelo se usa para analizar el rendimiento organizativo, guiar iniciativas de cambio y diseñar nuevas estructuras y procesos.

Análisis PEST

Un análisis PEST ofrece una visión amplia de las fuerzas políticas, económicas, sociales y tecnológicas que podrían ampliar o cerrar las brechas internas. Conviene realizarlo antes de fijar los objetivos del estado futuro para evitar que factores externos imprevistos alteren la hoja de ruta.

• Político: monitoriza las regulaciones entrantes (por ejemplo, la Ley de Servicios Digitales de la UE), que pueden crear una brecha inmediata de cumplimiento en la gobernanza de datos.
• Económico: considera cambios macroeconómicos, como posibles recortes de tipos de interés, que podrían reducir los costes de financiación del inventario y disminuir las brechas de flujo de efectivo.
• Social: sigue los cambios culturales, como la preferencia de la Generación Z por el “recommerce”, que impulsa la demanda de productos reacondicionados y obliga a reevaluar las brechas de comercialización.
• Tecnológico: observa avances como los copilotos de IA, que pueden exponer nuevas brechas de habilidades y ofrecer soluciones para cerrar las brechas de rendimiento.

Ventajas y desventajas del análisis de brechas en investigación

Ventajas

El análisis de brechas en investigación ofrece varios beneficios, entre ellos:

1. Mayor relevancia de la investigación: al enfocarse en abordar brechas, se asegura que el trabajo sea más relevante y valioso para el negocio.
2. Mejor diseño de la investigación: el análisis de brechas ayuda a refinar las preguntas y los objetivos de investigación, lo que conduce a diseños más específicos y efectivos.
3. Mayor impacto de la investigación: abordar brechas de rendimiento puede generar resultados más significativos y un mayor potencial de impacto en el mundo real.
4. Toma de decisiones más informadas: el análisis de brechas proporciona información para tomar decisiones mejor fundamentadas sobre prioridades de investigación y asignación de recursos.

Desventajas

A pesar de sus beneficios, el análisis de brechas en investigación también presenta algunos desafíos y limitaciones:

1. Literatura incompleta o sesgada: las brechas identificadas a través de revisiones de la literatura pueden estar influenciadas por la disponibilidad y calidad de las fuentes existentes, que a veces pueden ser incompletas o sesgadas.
2. Naturaleza dinámica del conocimiento: como continuamente se realizan nuevas investigaciones, las brechas pueden volverse rápidamente obsoletas o irrelevantes.
3. Limitaciones de recursos: abordar todas las brechas identificadas puede no ser factible debido a restricciones de tiempo, financiación o experiencia.

Mejores prácticas para un análisis de brechas efectivo

Para realizar un análisis de brechas efectivo en investigación, considera estas mejores prácticas:

1. Mantén un enfoque sistemático: utiliza un proceso estructurado y transparente para revisar la literatura e identificar brechas, con el fin de garantizar la fiabilidad y validez de los hallazgos.
2. Mantente al día de los avances en la investigación: actualiza regularmente el conocimiento del panorama de investigación para tener en cuenta nuevos hallazgos y tendencias emergentes.
3. Colabora con las partes interesadas: involúcrate con expertos de la industria, responsables de políticas y profesionales para obtener información sobre brechas prácticas y necesidades reales.
4. Equilibra la ambición con la viabilidad: aunque es esencial aspirar a una investigación con impacto, asegúrate de que los objetivos sean alcanzables dentro de las limitaciones de recursos.

Mejora tu planificación estratégica con un análisis de brechas

Al final, el análisis de brechas ofrece un examen detallado de:

1. Los problemas que existen en el rendimiento actual.
2. Las razones detrás de esos problemas.
3. Las posibles soluciones y sus costes asociados.

En lugar de recurrir a la fuerza bruta, o “disparar al azar”, tendrás datos sólidos en los que basar tus nuevos productos e iniciativas, junto con una hoja de ruta para guiarte.